„Bleisure“ in Business Travel – Ein Trend, viele Fragen
9. März, 2017
Der Trend, Geschäftsreisen mit Freizeit zu verbinden, stiftet allgemeine Verunsicherung. Bin ich auch in der freien Zeit versichert, wer ist für die mitgebrachten Familienmitglieder verantwortlich? Fragen, die sich vor allem an den Reisemanager richten. Was das Thema Bleisure in puncto Travel Policy bedeutet – und wie es angegangen werden sollte.
Bleisure. So klingt der Versuch, die Kombination aus Business und Leisure auf Geschäftsreisen in einem Wort auszudrücken und gleichzeitig wie ein besonders trendiger Trend aussehen zu lassen.
Tatsächlich aber wird damit eine reale und interessante Entwicklung beschrieben. In einem neuen Report hat sich Bridge Street Global Hospitality dieser schon vor zwei Jahren angenommen und weltweit Daten gesammelt, die auf ein steigendes Bedürfnis vor allem jüngerer Geschäftsreisender hinweist: 78 Prozent der 640 befragten, internationalen Arbeitnehmer stimmen zu, dass das Hinzufügen freier Tage zu ihrem Business Trip die Attraktivität ihres geschäftlichen Alltags erheblich steigert.
Eine Haltung, die auch, beziehungsweise gerade mit dem Familienlebens zusammengehängt. Mehr als die Hälfte der Geschäftsreisenden nehmen Familienmitglieder und Lebenspartner mit, wobei sie sich dabei offenbar nicht von Spar-Bestrebungen leiten lassen.
„Wir haben herausgefunden, dass die Einsparung durch das Wegfallen eines Flugticketpreises nicht der Hauptgrund dafür ist, dass die Familie mitgenommen wird“, erklärt Kelly Murphy, Pressesprecherin bei Bridge Street. „Es geht vielmehr darum, mehr Zeit mit der Familie zu verbringen und schöne Erlebnisse mit dieser teilen zu können.“
Bleisure – Wunsch oder Realität?
Nur 39 Prozent haben noch nie ein Familienmitglied oder Partner mitgenommen – würden es aber gerne. 20 Prozent haben einen Freizeit-Business-Trip generell, ob mit Familie oder ohne, noch nicht ausprobiert – würden es aber ebenfalls gerne.
Die Mehrheit der Umfrageteilnehmer (60 Prozent) hingegen hat das Geschäftsreisemodell bereits genutzt; knapp die Hälfte nutzt es sogar regelmäßig. Bleisure ist also für viele heute schon eine Realität, viele andere wünschen sie sich oder denken darüber nach.
Vor allem zwei Dinge sollten sich ändern, damit sich das offensichtliche Bedürfnis hinter Bleisure ohne Probleme und Missverständnisse in Handlungen verwandeln kann: Zum Einen sind Travel Manager dazu angehalten nach Möglichkeit ihre Travel Policy anzupassen.
Zum Anderen sollten sie diese Änderungen unbedingt kommunizieren, da offenbar viele Mitarbeiter verunsichert sind. Sie sind sich nicht bewusst, ob ihr Unternehmen überhaupt Richtlinien bezüglich Freizeitaktivitäten während der Geschäftsreise festgelegt hat.
Nur 14 Prozent der Umfrageteilnehmer bestätigen, dass sie über eine entsprechende Travel Policy Bescheid wissen. Weitere 27 Prozent zeigen sich unsicher, und 59 Prozent sind überzeugt, dass solche Regeln nicht existieren. Kelly Murphy sieht das pragmatisch.
„Die Zahlen überraschen mich nicht“, sagt sie. „Sie könnten schlicht damit zusammenhängen, dass sich Änderungen auf dem Abteilungslevel abspielen oder es sich dabei um ein „Don’t ask“-Problem handelt.“ Solange sich die Kosten der Unternehmen nicht erhöhen, sollte das Mitnehmen der Familie aber kein Tabu sein, findet die PR-Referentin.
Wie sich Bleisure in die Travel Policy integrieren lässt
Auf Seiten der Angestellten drängen jedoch noch viele offene Fragen. So hätte die Mehrheit vor allem gerne Einblicke in die versicherungstechnische Handhabung der Kombireisen – und eine Antwort darauf, inwieweit alle Reisende, inklusive die eigene Person, während der Freizeitaktivitäten abgesichert sind.
Unsicherheiten bestehen aber auch auf Seiten der Travel Manager, die sich nun verstärkt mit der Aufgabe konfrontiert sehen, ihre Travel Policy zu überarbeiten. Nur, wie genau? In jedem Fall lohnt es sich, dem Konzept Bleisure zunächst offen gegenüberzustehen. Darüber hinaus sollte das Überdenken folgender Fragen und Maßnahmen verhindern, die Kontrolle über die Geschäftsreisekosten zu verlieren.
Fragen und Maßnahmen
- Sollte die Anzahl an hinzufügbaren Tagen (und Aktivitäten) eingeschränkt sein?
- Image von Business-begründeten Reisen: Sollten selbst im Leisure-Teil der Reise bestimmte Aktivitäten „off-limits“ sein?
- Wer ist für zusätzliche Reisende verantwortlich? = Versicherungsfragen klären.
- Wie wird zwischen geschäftlichen und persönlichen Ausgaben auf Bleisure-Trips unterschieden, beziehungsweise wie werden diese getrennt? = Formulierung klarer Richtlinien, welche Ausgaben zu Leisure und welche zu Business gehören – und wer wofür aufkommt. Integration von Prozessen und Tools zur Separierung der verschiedenen Kosten.
- Wie wird gebucht? = Festlegen, ob die Mitarbeiter für die Buchung des Leisure-Parts auch das unternehmensinterne System nutzen und somit von eventuell günstigeren Konditionen profitieren können.
An dieser Stelle ist es sicherlich hilfreich, das Geschäftsreisebüro der Firma (falls vorhanden) zu konsultieren und die Ratschläge professioneller Travel Agents einzuholen. Diese können nicht nur dabei helfen, eine vollständige, für den ganzen Betrieb oder nur einzelne Mitarbeiter geltende Travel Policy zu erstellen, sondern diese hinsichtlich aktueller Trends und Änderungen regelmäßig anzupassen.
Der nächste, wichtige Schritt ist die Kommunikation: Um Missverständnisse, Unsicherheiten und einen Mehraufwand im Nachhinein zu verhindern, sollten Travel Manager den Status der Reiserichtlinien kontinuierlich an die Mitarbeiter weitergeben. Auch dies kann durch die Mitarbeiter des kooperierenden Travel Services übernommen werden.
Noch Fragen offen? Zum Beispiel…
Wie erstelle ich eine Travel Policy? Zu Tipps, Do’s und Dont’s geht es hier.
Wer ist der moderne Business Traveller – und was wünscht er/sie sich? Zusätzliche Hintergründe und Fakten zum modernen Geschäftsreisenden findest du hier.
Den vollständigen Report von Bridge Street kannst du hier einsehen.
Rechtsfragen (Steuerrecht / Versicherung) auf Dienstreisen werden hier angesprochen.