MobileXpense & Co.: So gelingt die Reisekostenabrechnung im Handumdrehen

20. Februar, 2017

Bekanntlich haben Geschäftsreisen viel mehr Dimensionen als nur einen Geschäftstermin. Während und nach des Trips macht sich besonders ein unliebsames To-Do bemerkbar: Das Sammeln und Einreichen aller Ausgaben. Eine Vielzahl an Apps sagt dem gängigen Chaos der Reisekostenabrechnung den Krieg an – Hier sind die besten.

Mit der Größe des Start-up-Teams wachsen für gewöhnlich auch die Probleme, die an das „Expense Management“ und speziell an die Reisekostenabrechnung geknüpft sind. Zum Glück expandieren indes auch die Teams, die sich diesen annehmen – zum Beispiel Expensify. „One-click expense reports in real-time, seriously.“ wirbt das Unternehmen, wobei mit „real-time“ gemeint ist, die Nadel im Heuhaufen zu finden. Nur ohne den Heuhaufen.

Auf den Expense-Listen von US-Amerikanischen Geschäftsreisenden finden sich indes vor allem Abbuchungen durch Starbucks mit 20,084 Transaktionen innerhalb eines Jahres. Dies gab vor ein paar Jahren ein weiterer Anbieter im Bereich Reisekosten-Tracking im Rahmen einer Studie bekannt, in der 6 Millionen Ausgaben in verschiedenen Kategorien unter die Lupe genommen wurden.

Laut dessen Chef Robert Neveu, verbuchte das Unternehmen schon im Jahr 2012 weit mehr „expense report transactions than at any time in the past three years“. Unter den am häufigsten genutzten Airlines befand sich Delta Airlines mit ebenfalls circa 20,000 Buchungen, während am ehesten in einem Hilton-Hotel genächtigt wurde.

Reisekostenabrechnung to go: Die Tools und was sie können sollten

Neben Expensify helfen auch Xpenditure, MobileXpense und HRworks beim Management der Reiseausgaben, die immerhin rund 10 bis 12 Prozent des Gesamtbudgets eines Unternehmens ausmachen. Dabei nehmen Flüge, Hotelübernachtungen und Mietwagen die größten Posten ein, gefolgt von Verpflegung, Aktivitäten mit Kunden und Konferenz-Gebühren.

Die genannten Tools für die Reisekostenabrechnung sind hier von Vorteil, da sie viele verschiedene Schritte ermöglichen. Hierzu zählen das gebündelte Einreichen der Ausgaben, sowie deren Verarbeitung. Auch die Erstattung und Analyse eben dieser sind im Service enthalten. Seitens des Arbeitnehmers und seitens des Arbeitgebers sind dabei jedoch unterschiedliche Elemente entscheidend.

Aus der Sicht des Mitarbeiters sollten die Dienste einen nützlichen und einfachen Weg darstellen, Ausgaben zu dokumentieren und Rechnungen zu organisieren. Hinzu kommen die Erstellung von Ausgaben-Reports und die Anfrage von Erstattungen.

Auf Firmenebene muss die Möglichkeit bestehen, die Reise vor Antritt abzusegnen und Angestellten Ausgaben über deren Gehaltsabrechnungen im Rahmen eines zentralisierten Vorgangs zu erstatten. Auch das Einsehen eines Abschlussberichts über die Gesamtkosten sollte gewährleistet werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten die Apps generell vier zentrale Features beinhalten, die das Einreichen und Verfolgen jeglicher Ausgaben erheblich vereinfachen:

Integrierte Bezahlung: Damit keine Transaktion verloren geht, werden Abbuchungen aus multiplen Quellen importiert, wie etwa von den persönlichen Bankkarten des Mitarbeiters und der Firmenkarte.
Aufnahme von Rechnungen: Gewöhnliche Papierbons können eingescannt und Bestätigungsemail für Flüge oder Hotels weitergeleitet werden.
Erstellung von Reports: Sollte ein Mitarbeiter Anfragen zur Kostenerstattung separat einreichen? Sollen Reports individuell, d.h. pro Trip eingereicht werden oder inklusive mehrerer Geschäftsreisen, die in einer vorgegebenen Zeitspanne angetreten wurden? Hier kommt es einerseits auf eine klare Travel Policy von Seiten des Unternehmens an – andererseits muss die Software intuitiv ein geeignetes Organisationsmuster vorweisen.
Automatisierter Erstattungsprozess: Rückerstattungen können über das firmeninterne Gehaltssystem laufen oder aber direkt auf das hinterlegte Bankkonto des Angestellten überwiesen werden. Damit diese zeitnah stattfinden, sollten Erinnerungsnotizen bzgl. des Einreichens der Rechnungen geschickt werden.

Soweit die Theorie. Wie sieht es in der Praxis aus? Meist werden solche Apps im monatlichen Abonnement angeboten, die diese Prozesse anbieten und via nur weniger Klicks erledigen. So auch die bereits genannten Softwaredienste MobileXpense, Expensify, HR Works und Xpenditure die wir im Folgenden vorstellen.

USE CASE #1 – GLOBAL PLAYER

„Innovate to simplify“, das hat sich MobileXpense auf die Fahnen geschrieben. Der belgische Anbieter verspricht in weniger als fünf Klicks zur fertigen, eingereichten Kostenabrechnung zu gelangen – einfach und schnell also. Dabei begleitet und ermöglicht die Application den ganzen Weg von Autorisationen im Vorfeld, über die Erstellung der Abrechnung, bis hin zur Kontrolle und Bestätigung eben dieser.

Das Besondere an diesem Tool: es ist ausgelegt für alle Unternehmensgrößen, selbst für multinationale Kooperationen mit weltweiten Niederlassungen. Auf diese Weise können auch globale Accountingvorgänge in dieser einen Application zusammengeführt und problemlos an eine bereits bestehende Infrastruktur gekoppelt werden. Sichergestellt wird dies durch zahlreiche Partnerschaften mit z.B. HRS, Mastercard, DB Schenker und vielen anderen Buchungsportalen, Bahnunternehmen und Kreditkartenanbietern. Nicht ohne Grund unterhalten mehr als 80 Prozent der Kunden Firmenzweige in mehreren Ländern, während über 61 Prozent MobileXpense auf verschiedenen Kontinenten nutzen. Währungsumrechnungen werden für bis zu 170 Länder angeboten.

Kosten: Abhängig vom Firmenprofil (Corporate Solution / Enterprise Solution) und auf Anfrage.

USE CASE #2 – DIGITAL & AUTOMATISIERT

Dem eigenen Werbeslogan zufolge will der amerikanische Anbieter Expensify den Heuhaufen (alle Ausgaben) durch bestimmte „realtime“ Standards verschwinden lassen. Und, klar, letztlich die Nadel (die vollständige, bestätigte Abrechnung) zum Vorschein bringen. Und zwar durch folgende, aufeinanderfolgende Prozesse:

Reporting und Einreichen

Ist die Rechnung via smartcan importiert, prüft und sichert Expensify die Ausgabe, bevor das Dokument automatisch zur Bestätigung abgeschickt wird.

Automatische Bestätigung

Die individuelle Travel Policy wird analysiert, um direkt zu erkennen, welche der Ausgaben tatsächlich über den Schreibtisch des Vorgesetzten wandern müssen. Alles andere (wie etwa der 4-Euro-Starbucks-Kaffe) wird automatisch bestätigt.

Automatische Erstattung

Sobald das Reporting bestätigt wurde, wird das Geld gleich am nächsten Tag transferiert.

Automatische Accounting Sync.

Veränderung im Accounting-System, wie etwa neue Ausgaben-Accounts und Mitarbeiter/Abteilungen, werden sofort mit Expensify synchronisiert.

Die kleinen, aber feinen Extras dabei: Ausgaben, die über Expensify’s Travel Partner laufen, wie etwa Uber, Hotel Tonight und Hyatt werden automatisch gespeichert und dem Reporting hinzugefügt. Zudem werden Anreize zur Kostenkontrolle zu schaffen, indem den Mitarbeitern, die smarte Reiseoptionen wählen, (finanzielle) Belohnungen in Aussicht gestellt werden.

Kosten: 5 Dollar pro Monat/User in der Kategorie „Team“. Die Kategorie „Individual“ ist umsonst, beinhaltet aber nur wenige Funktionen.

USE CASE #3 – DER ALLESKÖNNER

Aktuell vertrauen schon Unternehmen wie Expedia, Rowohlt und dpd auf HR Works – und damit auf eine Software, die alles zu können scheint: Personalverwaltung, Abwesenheitsverwaltung, Arbeitszeugnisse, elektronische Personalakten, Skillmanagement, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Arbeitsmittelverwaltung, Mitarbeitergespräche, Gutscheine, Lohn- und Gehaltsverwaltung, Führerscheinkontrolle. Das Angebot der Reisekostenabrechnung funktioniert im Detail basierend auf verschiedenen Schritten: Im Rahmen eines elektronischen Workflows wird das steuerliche Reisekostenrecht Deutschlands automatisch berücksichtigt und umgesetzt, Belege elektronisch eingefügt und Kreditkartenumsätze importiert. HR Works ist einer der Marktführer unter den „Software as a Service“-Lösungen in Deutschland. Das Tool für u.a. die Reisekostenabrechnung fungiert im weiteren Verlauf als Schnittstelle zur Finanz- und Lohnbuchhaltung. Ein Archiv aller absolvierten Geschäftsreisen und ein Auswertungstool gibt es nebenbei auch. Mehr Infos zu Vorteilen und Anwendung visualisiert das Softwareunternehmer in einem eigens produzierten Video.

Kosten: Alle zuvor angesprochenen Funktionen werden für Unternehmen ab 20 Mitarbeitern für maximal 4 Euro/Monat zur Verfügung gestellt. Ist die Anwenderzahl höher, sinkt der Mietpreis auf z.B. 2,20 Euro bei 1001 bis 1250 Nutzern. Die Mietpreise verstehen sich zuzüglich einer Grundgebühr von 10 Euro/Monat und einmaligen Startinvestitionen für Schulung und Set-up.

USE CASE #4 – CLEAN & CLEAR

Der ebenfalls deutsche Anbieter Xpenditure wirbt mit einer einfach zu bedienenden Anwendung für das firmeninterne Spesen- und Reisekostenmanagement. Belege werden unterwegs durch das Hochladen in der mobilen App oder per E-Mail archiviert und im Online-Account verwaltet. Ausgaben- und Erstattungberichte können mit nur wenigen Klicks generiert und als PDF, CSV oder zur bevorzugten Buchhaltungs- und ERP Software exportiert werden. Die Hauptfunktionen der App beinhalten: Beleg-Scanner (Herauslesen von Rechnungssteller, Betrag, Währung), sowie Regeln und Benachrichtigungen (Benachrichtigungen, falls Ausgaben nicht mit den zuvor festgelegten Richtlinien übereinstimmen) und Tagegelder (automatische Abrechnung von Tagegeld). Auch eingeschlossen sind Integrationen für die Buchhaltung (Verbindung mit entsprechender Software), sowie Fahrt- und Reisekosten (Überblick über abrechenbare Stunden).

Kosten: Der monatliche Preis für die Kategorie „Team“ (bis zu 50 User) beläuft sich auf 5,83 Euro pro User; Einzelnutzer zahlen 4,27 Euro im Basic-Paket.

DAS FAZIT

Alle Apps bieten die wichtigsten Funktionen zu einem ähnlichen Preis an. Eine der günstigeren Varianten, Expensify, setzt dabei verstärkt auf Automatisierung und Digitalisierung: Reportings werden automatisch bestätigt und versendet, Änderungen im Accountingsystem erkannt und vermerkt. Der schnelle Erstattungsprozess wird letztlich automatisch angestoßen. HR Works macht durch einen, auf dem deutschen Markt bereits etablierten Allround-Service aufmerksam – der seinen Preis hat und daher womöglich mehr Sinn für mitarbeiterstarke Unternehmen macht.

Ähnlich verhält es sich mit dem Service von MobileXpense, der besonders global operierende Firmen anzusprechen versucht. Xpenditure überzeugt währenddessen durch eine übersichtliche, klar strukturierte Application für Start-ups und mittelständische Betriebe. Zudem ist sie mit allen gängigen Online-Tools im Bereich Buchhaltung, Produktivität und Finanzdienstleistungen verbunden und integrierbar.

Letztlich bleibt es eine Frage eigener Präferenzen. Die Apps selber machen die Entscheidung für oder gegen sie aber einfacher: Grundsätzlich bieten alle Tools eine kostenlose Testphase an.

Mehr Infos zum Thema „Best Travel Expense Software“ gibt es hier (inkl. Ratings und Reviews der bekanntesten Anbieter). Zusätzliche Hintergrundinfos rund um das Profil dieser Softwares sind in diesem Artikel nachzulesen.

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