Erfolgsformel Zeitmanagement – einfach, aber effektiv
11. Februar, 2017
Meist ist es ausgerechnet die Zeit, die Manager an der Optimierung ihres Zeitmanagements hindert. Sie verbringen Ihre kostbare Zeit mit unwichtigen To-Do’s? Das 80/20-Prinzip zeigt, wie einfach effizientes Zeitmanagement sein kann.
Manchmal erscheint die Planung des nächsten Teamevents oder der kommenden Geschäftsreise als besonders drängend, oder als willkommene Abwechslung. Und meist sind To-Do’s wie diese tatsächlich nicht mehr und nicht weniger als letzteres.
Laut Experten wie Richard Koch ist die Fähigkeit dies anzuerkennen entscheidend – für den Erfolg des eigenen Unternehmens, der sich eben nicht durch etwaige Aufgaben generieren lässt, sondern oft an Dingen wie dem Versand einer überzeugenden E-Mail an die richtige Person oder der Überarbeitung eines Pitchs hängt.
Und Richard Koch muss es wissen. In seinem Bestseller „The 80/20 Principle“ geht der ehemalige Management Consultant dem sogenannten Pareto-Prinzip* aus unternehmerischer Sicht auf den Grund. Dahinter steckt eine einfache These: Bestimmter, aber geringer Input führt zum größten Output.
Praktisch bedeutet das zum Beispiel: 20 Prozent der Kunden machen 80 Prozent des Umsatzes aus oder 20 Prozent der Aktivitäten innerhalb eines Unternehmen determinieren 80 Prozent dessen Erfolgs. Nur 20 Prozent einer bestimmten Ressource führen zu 80 Prozent der Resultate.
Für sie bedeutet das: Konzentriere sie sich auf diese 20 Prozent – und machen sie sich von allem anderen frei. Auch dann, wenn dies heißt einem unproduktiven Mitarbeiter zu kündigen oder einen Aufgabenbereich zu streichen. Machen sie die 20 Prozent zu deinen 80 Prozent.
Erfolgreiches Zeitmanagement – So geht’s
Bild via karrierebibel.de
Das 80/20-Prinzip zeigt also, wie wir mit weniger Aufwand, Zeit und Ressourcen mehr erreichen können. Die Identifikation der 20 Prozent und Konzentration auf eben diese Abläufe sind dabei der Schlüssel. Wird dieses Konzept weitergesponnen, lassen sich einige simple Tipps und Regeln formulieren, die ihren Arbeitsalltag nachhaltig optimieren, indem sie ihr Zeitmanagement grundlegend verändern.
- Fragen sie sich in einem ersten Schritt zum Beispiel, welche Mitarbeiter am meisten Output generieren – und was sie genau dafür tun. In einem zweiten Schritt sollten sie sich ähnlichen Aufgaben zuwenden.
- Finden sie Produkte oder Services, die den größten Umsatz erwirtschaften (die 20 Prozent) und lassen sie den Rest fallen (die 80 Prozent), der nur geringfügige Auswirkungen auf ihren Erfolg haben.
- Widmen sie sich den Teilbereichen ihrer Firma, die sich mit ihren Kernkompetenzen decken und delegieren sie die Ausgaben, die sich außerhalb ihrer eigenen 20 Prozent befinden.
- Belohnen sie ihre produktivsten Mitarbeiter.
- Trennen sie sich von den unergiebigsten Mitarbeitern – aber auch von den unwichtigsten Kunden und schneiden sie ihren Service auf die besten Klienten zu.
- Streichen sie für jede neue Aufgaben, die sie ihrer To-Do-Liste hinzufügen, zwei andere. Überlegen sie hier zuerst, welche Aufgabenbereiche sich überhaupt delegieren lassen. An dieser Stelle kommen beispielsweise ihre Büroassistenz oder innovative Service-Apps ins Spiel (mehr dazu weiter unten).
Weitere Tipps…
Ablenkungen verhindern!
Natürlich lässt sich das 80/20-Zeitmanagement noch weiterdenken und mit zusätzlichen Tipps ausschmücken. Abgesehen davon, dass darauf geachtet werden sollte sich möglichst nicht mit „willkommenen Abwechslungen“ zu beschäftigen, müssen zeitfressende Ablenkungen verhindert werden.
Darunter fallen im Zweifelsfall ihr E-Mail-Account, ihre Handychats, Facebook, Twitter… Natürlich werden sie die Seiten bzw. Geräte immer noch checken. Aber gegebenenfalls nicht mehr so häufig, wenn sie die „Stör-Seiten“ aus ihren Lesezeichen entfernen, in einen schwer zugänglichen Ordner verschieben und mit arbeitsrelevanten Webseiten ersetzen.
Sind sie erst einmal konzentriert bei der Sache, sollten sie auf ihre innere Uhr hören und die wertvollsten Zeitfenster unbedingt ausnutzen. Sie sind von 7 Uhr morgens bis 11 Uhr vormittags oder aber gegen Abend am produktivsten? Dann reservieren sie diese Zeitspannen für die wichtigsten (z.B. die strategischen) Aufgaben.
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Aufgaben delegieren!
Haben sie diese Anregungen inklusive der 80/20-Regel erst einmal verinnerlicht, sollten sie besonderen Fokus auf das Delegieren von Aufgabenbereichen legen. Indem sie beispielsweise einen persönlichen Assistenten anstellen, lassen sich die Tätigkeiten, die außerhalb ihrer Kernkompetenzen liegen, schnell und einfach auslagern.
Natürlich können sie an dieser Stelle auch Gebrauch von der digitalen Welt machen, die bekanntlich nicht nur soziale Medien, sondern auch jede Menge Service-Apps bietet. Auf diese Weise können sie ganze Aufgabenbereiche, wie etwa die Reiseplanung und -buchhaltung, delegieren.
Softwaredienste wie MobileXpense oder Xpenditure kümmern sich um ihr Accounting, gerade hinsichtlich Geschäftsreisen. Business Travel Dienste wie Voya knüpfen hier schon zwei Schritte früher an: Nicht nur die Reisekostenabrechnung, sondern auch die vorherige Planung und Buchung wird vollständig übernommen.
An dieser Stelle wird es sich zeitlich ebenfalls lohnen, eine Travel Policy zu erstellen, um die Buchungsprozesse, ob in internen oder externen Händen, erheblich zu beschleunigen.
Wie erstelle ich eine sinnvolle Travel Policy? Mehr dazu hier.
Welche Apps behalten den Reisekostenüberblick für mich? Hier eine Auswahl.
Hintergründe zum Thema?
*Zurückzuführen ist Richard Kochs Inspirationsquelle, das Pareto-Prinzip, übrigens auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. Dieser untersuchte um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand dabei heraus, dass sich davon rund 80 Prozent im Besitz von etwa 20 Prozent der italienischen Familien befand. Heute findet das Prinzip nicht nur