Umweltbewusste Dienstreisen: So muss sich die Travel Policy ändern
30. Juni, 2017
Am Wert persönlicher Treffen ändern auch neue, digitale Kommunikationslösungen nichts – das bestätigen Studien immer wieder. Doch Geschäftsreisen tragen einen erheblichen Anteil am CO2-Fußabdruck eines Unternehmens. Richtlinien zum Thema umweltbewusste Dienstreisen sind meist nicht in der Travel Policy verankert.
Das “Wie”: Praxisbeispiele für Umweltprogramme
Hinter einem großen CO2-Fußabdruck verbirgt sich in vielen Unternehmen Business Travel. Bei PWC zum Beispiel lassen sich laut eigener Angabe 70 Prozent aller CO2-Emissionen auf Dienstreisen zurückführen. Flugreisen sind hier mit einem Anteil von 59 Prozent wiederum der größte Faktor.
Dienstreisen drastisch zu reduzieren oder gar abzuschaffen kommt für die wenigsten Unternehmen wirklich in Frage – die Bedeutung persönlicher Treffen bleibt ungebrochen. Daher greifen Firmen wie PWC und Microsoft zunehmend Programme für umweltbewusste Dienstreisen auf und erweitern ihre Travel Policy durch entsprechende Richtlinien.
Insbesondere Microsoft macht hier durch ein interessantes Konzept auf sich aufmerksam: Im Jahr 2012 führte der Konzern eine sogenannte “carbon fee” ein. Im Rahmen dessen wird den Mitarbeiterteams (z.B. Marketing, HR, Kundenservice) nach jeder Geschäftsreise eine zumutbare Abgabe angerechnet.
Die Gebühr fließt letztlich in einen zentralen Fonds, der unter anderem für Investments in grüne Energie und “Carbon offset”-Projekte genutzt wird – und so ein wesentlicher Teil von Microsoft’s “Corporate Environmental Responsibility” ist.
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Das “Warum”: Umweltpolitik und Corporate Environmental Responsibility
Diese hat sich seit der UN-Konferenz für Umwelt und Entwicklung in Rio 1992 und der Unterzeichnung der “Agenda 21” durch 172 Mitgliedstaaten weltweit zu einem wichtigen Thema entwickelt.
Dabei geht es unter anderem um den Schutz knapper Ressourcen wie Wasser und die Reduzierung des Treibhauseffekts. Dieser hat zur Folge, dass sich die Temperatur erhöht), der Meeresspiegel steigt und das Eis in der Arktis drastisch zurückgeht. Laut der UN-Agenda 2030 wird weltweit 50 Prozent mehr Kohlendioxid ausgestoßen als noch 1990.
Im Bericht der UN heißt es weiter: Sobald die Bevölkerung auf 9,6 Milliarden Menschen wächst, müssen weltweit drei Bäume pro Person gepflanzt werden. Nur so können die benötigten Ressourcen garantiert werden.
Die “Corporate Environmental Responsibility” ist damit ein Zusatz der “Social Responsibility” eines jeden Unternehmens. Insbesondere in den Industriestaaten gelten diese als “wesentliche Verursacher der bislang entstandenen Umweltschäden”.
Umweltbewusste Dienstreisen: In welchen Bereichen muss ich meine Travel Policy anpassen?
1) Transportmittel
Dienstwagen
PWC setzt beispielsweise auf die Förderung grüner Transportmittel, um umweltbewusste Dienstreisen in die Unternehmensphilosophie aufzunehmen. Einerseits werden umweltfreundliche Fahrzeuge intern beworben, andererseits die eigene Dienstwagen-Flotte durch Hybrid- und Elektroautos erweitert. Mitarbeiter tendieren so dazu, grüne Modelle in Anspruch zu nehmen.
(Dienst-)Fahrrad
Auch die Anzahl an Mitarbeitern, die mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, hat sich durch bestimmte Maßnahmen erhöht. Dazu zählen der Verleih von Fahrrädern und zugehörigem Equipment, die Eröffnung einer Fahrradwerkstatt sowie die Einrichtung von Duschen und Umkleidekabinen.
Auch ein Programm, das den Mitarbeitern ihrem Kilometerstand entsprechend bestimmte Vorteile auf der nächsten Dienstreise einräumt, gehört dazu.
Mietwagen
In puncto Transportmittel können nicht nur Anreize zur Wahl eines Low-Carbon Dienstfahrzeugs, sondern auch eines umweltfreundlichen Mietwagens in die Travel Policy aufgenommen werden.
Ein solcher Ansporn kann beispielsweise in Form von Gutscheinen (z.B. fürs Mittagessen in nahegelegenen Bistros) oder eines Zimmerupgrades auf der nächsten Dienstreise realisiert werden.
Natürlich besteht auch die Möglichkeit, die Nutzung eines als umweltfreundlich bewerteten Mietfahrzeugs mittels einer entsprechenden Klausel direkt in die Travel Policy zu integrieren. Hier sind zudem die Modelle vorzugeben, die den Mitarbeitern in den jeweiligen Klassen zur Verfügung stehen.
Flug und Zug
Ebenfalls ein wichtiger Posten ist die Bevorzugung einer Bahnreise anstelle eines Flugs, falls möglich. Das kann beispielsweise so aussehen: Auf bestimmten, gut ausgebauten Strecken (wie etwa Frankfurt – Hamburg) wird in den Richtlinien festgelegt, dass hier eine Zugfahrt zu buchen ist.
Ist ein Flug jedoch unumgänglich, sollten Direktflüge ausgewählt werden. Diese mindern den CO2-Austoß durch wegfallende Extra-Landungen, -Starts und eventuelle Taxitransfers.
Auch die Wahl der Economyklasse auf Tagesflügen bedeutet weniger Emissionen pro Person, da hier mehr Passagiere pro Maschine transportiert werden. Zusätzlich ist auf die Gepäckmenge und -größe zu achten: Handgepäck ist leichter und spart so nicht nur CO2-Emissionen, sondern auch Zeit am Flughafen.
Öffentliche Verkehrsmittel / Sharing Economy
Ist das Flugzeug am Reiseziel gelandet oder der Zug in den Bahnhof eingefahren, dürfen die Richtlinien keinen Halt machen.
Stattdessen sollten sie die Mitarbeitern dazu anregen, Transportmittel wie Busse und S-Bahnen oder Angebote der Sharing Economy in Anspruch zu nehmen: gemeinsame Uber-Fahrten, beispielsweise. Ebenso könnten ggf. vom Hotel angebotene Fahrräder eine Option zur Fortbewegung im Innenstadtbereich sein.
2) Reisezeitpunkt und Terminkoordination
Nach Möglichkeit sollten die Mitarbeiter ihre anstehenden Geschäftstermine verbinden. Das Resultat ist hier nicht nur eine kostengünstigere, sondern auch umweltbewusste Dienstreise.
Beispielsweise sind Treffen in Berlin, Frankfurt und München verabredet. Legt der/die Mitarbeiter/in die Meetings zeitlich nah einander, kann er oder sie die einzelnen Strecken einfach mit der Bahn zurücklegen.
Ein anderes Szenario: Es stehen mehrere Termine an verschiedenen Standorten in England an. Legt der Dienstreisende diese in dieselbe Woche, sind nur ein Hin- und ein Rückflug und zwischendurch einige Bahnfahrten (oder ein Mietwagen) notwendig.
Haben andere Mitarbeiter die gleiche englische Stadt als Ziel, lassen sich C02-Emissionen weiterhin reduzieren – etwa durch die gemeinsame Nutzung eines Fahrzeugs oder Taxis.
Die Travel Policy betreffend könnte eine entsprechende Auflage integriert werden, um umweltbewusste Dienstreisen zu unterstützen. Sie erinnert daran, dass außerstädtische Termine sinnvoll koordiniert und mit Kollegen abgesprochen werden sollten.
3) Unterkunft
Travel Manager sollten die in den Richtlinien vermerkten Hotels ebenfalls unter Berücksichtigung von Umweltaspekten auswählen. Typischerweise beinhalten diese Recyclingprogramme, den Einsatz von LED-Beleuchtung und Erinnerungen an einen niedrigen Wasserverbrauch durch z.B. die mehrmalige Nutzung von Handtüchern.
Viele Hotelketten bieten ausschließlich umweltfreundliche Produkte an (z.B. Kosmetikprodukte im Badezimmer) und nutzen entsprechende Reinigungsmittel.
Ein Beispiel für eine solche Hotelgruppe ist Scandic. In dessen drei deutschen Hotels wird beispielsweise das Wasser eigens aufbereitet, werden recycelbare Arbeitskleidung und Fahrräder bereitgestellt sowie Mülltrennung auch auf den Zimmern ermöglicht.
Scandics Vorreiterrolle in Sachen Umweltbewusstsein hat der europaweiten Kette bereits viele Preise eingebracht. Unter anderem der Titel “nachhaltigstes Hotel Berlins” vom Verband Deutsches Reisemanagement ging an die skandinavische Marke.
Indem Umweltbewusstsein Teil benannter Bereiche wird, lässt sich einiges bewirken. Und das tatsächlich nicht nur in Hinblick auf das übergeordnete Ziel, die Entlastung der Umwelt, sondern ebenso in Bezug auf die Arbeitsmoral der Angestellten. Auch effizientere Geschäftsprozesse und ein positiveres öffentliche Image lassen sich erzielen. Ergeben hat das eine Umfrage der GBTA unter 300 Travel Managern aus den USA und Europa.
Mehr zum Thema umweltbewusste Geschäftsreisen und zur Bedeutung persönlicher Meetings erfährst du im zugehörigen Artikel “Geschäftsreisen “vs.” virtuelle Meetings – Über die Bedeutung von Dienstreisen im digitalen Zeitalter”.