Open Booking – Nachteil oder Chance?
6. Juli, 2017
Ein Viertel aller Geschäftsreisenden tendieren dazu, das vorgegebene Buchungssystem zu umgehen. Für die Unternehmen bedeutet der sogenannte Trend des Open Booking wiederum, dass ein Viertel der Dienstreisekosten unsichtbar bleiben. Wie Travel Manager jetzt damit umgehen sollten:
Das Aktentaschensymbol in der Ecke des Bilds, Phillips Finger auf dem Buchungsbutton, der in dunklem Rosa auf seinem Smartphone erscheint. Ein Klick und die “Business Travel”-freundliche Airbnb-Wohnung ist gebucht, ein weiterer und die Lufthansabordkarte verschwindet in seiner digitalen “Wallet”.
Doch mit ihr verschwindet auch etwas anderes: zum Beispiel die Transparenz, die für seinen Arbeitgeber so wichtig ist. Bei jeder Buchung, die Phillip selbst in die Hand nimmt, gehen essentielle Informationen über seinen Standort oder Daten zum Reisevolumen verloren.
Open Booking – Motive und Konsequenzen
In den USA kommen bereits zehn Prozent der Airbnb-Buchungen von Geschäftsreisenden. Immer mehr, vor allem jüngere Business Traveller buchen vermehrt über andere Kanäle, insbesondere innerhalb der Sharing Economy. Es geht um Nutzerfreundlichkeit, attraktive Angebote, Unwissenheit hinsichtlich vorgegebener Kanäle, Loyalität gegenüber vertrauter Marken und wie so oft, Gewohnheit.
Für Travel Manager bedeutet Open Booking vor allem einen Kontrollverlust.
Denn die Reservierungssysteme, auf die sie oft setzen, haben Schnittstellen mit Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Auswertungssystemen von Firmenkunden und Geschäftsreisebüros. Buchen die Mitarbeiter direkt über die Anbieter, sind viele Vorgänge und Ausgaben nicht mehr nachvollziehbar.
Aussagen über das Reisevolumen und genutzte Kontingente von Partnern gestaltet sich dadurch ebenfalls schwierig. Die Verhandlungsposition des Unternehmens mit Reiseanbietern wird geschwächt und die interne Budgetplanung ungenauer.
Auch die Verantwortung der Travel Manager gegenüber ihren Mitarbeitern ist betroffen. Gelangen essentielle Informationen über die Standorte und Aktivitäten der Geschäftsreisenden nicht zum Unternehmen und ist die Kommunikation eingeschränkt, können keine Notfallmaßnahmen eingeleitet werden.
Dies ist gerade in Anbetracht von Reisen in Krisengebiete oder im Falle von unvorhersehbaren Ereignissen wie Naturkatastrophen oder Terroranschlägen problematisch (mehr zum Sicherheitsmanagement liest du hier).
Eine weitere Konsequenz aus der Praxis des Open Booking bezieht sich auf den Reisenden selbst: Die Travel Agents des Geschäftsreisebüros sind darauf spezialisiert, kurzfristige Reiseplanänderungen wie Stornierungen und Umbuchungen zu übernehmen – ein Service, den viele Dienstreisende am Travel Management besonders schätzen.
Open Booking – Eine Chance?
Auch wenn Open Booking für den Travel Manager im Worst Case Mehrarbeit bedeutet – einen Mehrwert für das Unternehmen kann es ebenfalls schaffen.
Eine Studie der GBTA belegt: die Mehrheit der Geschäftsreisenden nimmt alternative Buchungskanäle nicht etwa aus Bequemlichkeit in Anspruch, sondern in der Hoffnung, eine größere Auswahl und günstigere Angebote zu finden.
Es liegt demnach nicht im Interesse des Unternehmen, potentielle Kosteneinsparungen durch Regulationen zu verhindern. Stattdessen sollte der Travel Manager “mit” dem Trend gehen und sich überlegen, wie er oder sie sicherheitsrelevante Maßnahmen und korrekte Reportings trotz verstreuter Buchungsvorgänge gewährleisten kann.
Die (umstrittene) GPS-Funktion des Smartphones, Pushnachrichten und ähnliches können dabei zum Beispiel hilfreich sein (mehr dazu hier). In Sachen Reisekosten kann der Geschäftsreisende beispielsweise Apps wie MobileXpense in Anspruch nehmen, die die Reportings automatisch erstellen und an den Arbeitgeber zurückführen.
Rund 80 Prozent der deutschen Travel Manager versteht Open Booking bereits als Möglichkeit auf die individuellen Wünsche der Dienstreisenden einzugehen. Laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2015, erkennt auch jeder Vierte die Chance, Kosten einzusparen.
Generation Y und die Suche nach der optimalen Lösung
Allgemein sind jüngere Mitarbeiter richtlinientreuer als ihre ältere Kollegen, d.h. sie verstoßen meist nicht absichtlich gegen Vorschriften.
Ein elementarer Unterschied ist und bleibt jedoch die Kommunikation. Mitglieder der “Generation Y” müssen anders angesprochen werden, als z.B. “Baby Boomers”, etwa über Chats, Social Media und Onlinekalender.
Es geht ihnen um korrekte Prozesse und optimale, moderne Lösungen. Finden sie diese nicht vor, gehen sie selbst auf die Suche.
Für den Travel Manager bedeutet dies: Ein einzelnes Tool zur Verfügung stellen, das dem Reisenden seine gewünschten Freiheiten lässt und gleichzeitig ermöglicht, dass alle Buchungen gebündelt in das Buchhaltungssystem integriert werden.
Einen solchen Service bietet beispielsweise Voya. Durch die individuelle Bearbeitung jeder Anfrage, die Betreuung des Reiseverlaufs und die Erstellung eines vollständigen Reportings bleibt der Reisende jederzeit abgesichert, während dem Travel Manager lückenlose Buchungsdaten geliefert werden.
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