Reisen in Krisengebiete: In 4 Schritten zum Sicherheitsmanagement für Dienstreisende
2. Juni, 2017
Terroranschläge in vermeintlich sicheren Ländern, Naturkatastrophen und Krankheiten stellen immer größere Anforderungen an das firmeninterne Sicherheitsmanagement für Dienstreisende. Seinen Mitarbeitern ein sicheres Gefühl zu geben und einen Notfallplan parat zu haben, sollte daher hohe Priorität haben.
Islamabad, Pakistan. Es ist spät in der Nacht, als Unternehmensberater Thomas Lang hier landet und kurz darauf in einer schwarzen Limousine mit Panzerglas sitzt.
Auf dem Weg zum Hotel wird der Wagen immer wieder angehalten, grelle Lichtkegel blenden auf und verschwinden wieder in der Dunkelheit.
Hinter einer dieser Polizeikontrollen hätte sich ebenso ein “Carjacking” (Die Entwendung eines Fahrzeugs unter Gewaltandrohung) verbergen können. Oder, noch schlimmer, eine terroristisch-motivierte Entführung.
Thomas war das Risiko von Anfang an bewusst. Ironischerweise ein Grund dafür, warum er sich jetzt sicher fühlt.
Sicherheitsmanagement für Dienstreisende: Weniger Nebenwirkungen bei mehr Risiken
Der 32-jährige Berater gehört zu den 86 Prozent, denen laut einer aktuellen DRV-Studie Sicherheitshinweise über das Reiseland wichtig sind sowie zu den nur 45 Prozent, die diese Informationen auch tatsächlich erhalten.
Gerade angesicht der steigenden Anzahl an Terroranschlägen, wie zuletzt in Stockholm, Berlin oder Paris, wird die Thematik Sicherheitsmanagement für Dienstreisende immer dringlicher. Sie zeigen, dass auch vermeintlich sichere Länder unvorhersehbare Risiken bergen.
Darüber hinaus werden Unternehmen durch (Natur-)Katastrophen, wie etwa das Atomunglück 2011 in Fukushima, vor immer größere Herausforderungen gestellt. Sie sehen sich gezwungen, ihr Sicherheitsmanagement für Dienstreisende zu hinterfragen.
So hat sich auch Daimler nach seinem dürftigen Notfallmanagement in Japan eingehend mit dem Thema auseinandergesetzt und seitdem Maßstäbe geschaffen:
Michael Volle, Senior Manager Operational Services im Bereich Konzernsicherheit bei Daimler, spricht von einem Traveller-Tracking-System. Angestellte sollen damit im Notfall schnell lokalisiert werden können.
Darüber hinaus hat Daimler für mehr als 180 Niederlassungen Krisenpläne formuliert, die das Vorgehen und alle Prozesse im Notfall abbilden.
Auf dem Weg zum Krisenplan – Wo fange ich an?
“Sicherheitsmanagement für Dienstreisende ist ein Erfolgsfaktor für ein Unternehmen”, zeigt sich Volle überzeugt. Einerseits wirke sich ein gründliches Travel Risk Management positiv auf die Zufriedenheit und das Sicherheitsempfinden der Mitarbeiter aus. Andererseits dämme es auch ökonomische Verluste und Imageschäden ein.
Beginnen sollte jeder Betrieb laut Uwe Knebelsberger, Geschäftsführer der Sicherheitsfirma Corporate Trust, grundsätzlich mit der Einstufung der Destinationen als kritische Reiseziele.
Grafik via International SOS – Die weltweit größte Sicherheitsfirma für Corporate Travel.
Anschließend ist jeder Office Manager dazu angehalten, sich an die Verbesserung der Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit des Betriebs zu setzen.
Diese ersten Maßnahmen können als Teil einer umfassenden Strategie gesehen werden. Sie zielt darauf ab, Geschäftsreisen hinsichtlich der Corporate Responsibility des Arbeitgebers und der Sicherheit des Reisenden zu optimieren.
In vier Schritten zum effektiven Sicherheitsmanagement
1. Sicherheitsrelevante Informationen bündeln und analysieren
Der Travel Manager sollte dem Geschäftsreisenden demnach vor Antritt seiner Reise wichtige Informationen an die Hand geben.
Dazu gehören Auskünfte zur politischen Lage und dadurch entstehende Bedrohungen, aber auch allgemeine Hinweise zur Sicherheitslage im Land und zu regionalen Besonderheiten bzw. Differenzen.
Im Zuge der Reisevorbereitungen sollten ebenso Sicherheitstrainings mit Experten in Betracht gezogen werden und ortskundige Begleitungen für einen sicheren Aufenthalt organisiert werden.
Ergibt die Gefahrenanalyse des Zielortes, dass die Lage zu gefährlich ist, muss die Dienstreise abgesagt werden. Bedingungen für eine solche Absage sowie Kriterien zur Risikobewertung und -minimierung sollten dementsprechend auch in der Travel Policy verankert werden.
2. Kontakt und Informationsaustausch aufrecht erhalten
Begibt sich der Mitarbeiter schließlich auf Reisen, darf die Interaktion nicht abbrechen. Die Situation am Ankunftsort sollte vom Travel Manager im Blick behalten werden und auf direktem Wege (z.B. per Pushnachricht oder via Intranet) kommuniziert werden.
Zusätzlich müsste ein Ansprechpartner festgelegt werden, der den Reisenden im Notfall mit der Zusendung persönlicher Dokumente und der Organisation eines Dolmetschers, Anwalts oder Arztes weiterhilft.
3. Lokalisierung und Notfallmaßnahmen
Um im Ausnahmezustand die zuvor festgelegten Maßnahmen einleiten zu können, ist es wichtig zu wissen, wo sich der Mitarbeiter genau aufhält.
Hierzu gibt es mehrere Lösungen, auch aufgrund von Problematiken, die sich aus dem übergeordneten Schutz der Privatsphäre ergeben.
Die Nutzung der GPS-Lokalisierungsfunktion des Smartphones wirft solche Fragen auf. Hier können technische Lösungen weiterhelfen, die auf eine Funktion setzen, bei der sich der Mitarbeiter zu fixen Zeiten an festgesetzten Orten “eincheckt”.
Auch effektiv kann die Aktivierung eines Alarms sein, der losgeht, wenn der Geschäftsreisende ein zuvor definiertes Gebiet verlässt. Wer welche Daten einsehen kann, sollte hier im Vorfeld vereinbart werden.
4. Sofort reagieren
Letztlich ist Effektivität auch eine Frage der Reaktionsschnelligkeit. Diese kann erreicht werden, sofern die Notfallpläne für jegliche Eventualitäten im Vorfeld feststehen.
Im Falle von Unruhen und Naturkatastrophen kann die Infrastruktur leicht zusammenbrechen – der Dienstreisende steckt also fest.
Wird der Reisende plötzlich krank oder verletzt er sich schwer, muss sichergestellt sein, dass (und wo genau) medizinische Versorgung auf europäischem Niveau gewährleistet werden kann.
Natürlich ist auch vorzubereiten, wie sich der Betroffene den beschriebenen Situationen entziehen kann – sei es durch den Abflug in einer regulären Passagiermaschine oder einem Ambulanzflugzeug.
Ereignisse wie aus einer Folge “Homeland” blieben Thomas Lang auf seiner Geschäftsreise nach Islamabad glücklicherweise erspart.
Auch auf früheren Dienstreisen nach Kirgisistan, Bangladesch und Algerien war er zwar ungewohnten, aber nicht lebensgefährlichen Situationen ausgesetzt.
Dass sein Beruf Reisen in krisengeplagte Ländern mit sich bringt, bedeutet für ihn ständig neue Herausforderungen. Das Reisen ist für ihn ein Berufsrisiko. Aber eines, das er gerne in Kauf nimmt – sofern er sich abgesichert fühlt.
Mehr zu Thomas Lang und seiner Reise erfährst du hier. Wie sich das Travel Management abgesehen von Sicherheitsfragen allgemein verändert, haben wir in diesem Beitrag für dich zusammengefasst.