Hotelbuchung für die Dienstreise: So umgehen Profis überteuerte Raten
25. Mai, 2017
Hotels sind meist der höchste Posten auf der Reisekostenabrechnung. Wer sich auf den bekannten Portalen aufhält, erkennt schnell, wie die Hotels mit ihren Raten spielen, wann die Nachfrage steigt und damit auch die Preise in die Höhe schießen. Oft gleicht die Hotelbuchung für die Dienstreise einem Wettlauf gegen die Zeit – beziehungsweise gegen den Preis.
Doch sind Hotelpreise wirklich ähnlich undurchschaubar wie Flugtarife?
Fabian Specht, Revenue Management Experte, zufolge gilt die teils wie „Preisroulette“ wirkende Praxis lediglich für 30 bis 40 Prozent der Hotels innerhalb der deutschen Vier- und Fünfsterne-Hotellerie. Denn diese richten ihre Preise nach statistisch berechneten Formeln aus und orientieren sich dabei automatisch an der Nachfrage.
Dieses System, so Specht im Interview mit dem Manager Magazin, macht es heutzutage fast unmöglich, die Preise zu durchschauen und davon zu profitieren – zumindest als Kunde. Auch bei der Hotelbuchung für die Dienstreise resultiert dies meist in der Zahlung unverhältnismäßiger Tarife.
Einst waren „die Ratenstrukturen sehr starr“, erklärt Specht, während heute alles „an der Best Available Rate gemessen“ wird, mit circa 1 bis 2 Jahren Vorlauf.
Ein Faktor, der diese Rate beeinflusst ist zum Beispiel die Differenzierung zwischen Business Travellers und Urlaubern (letztere sind in der Regel preisempfindlicher).
Der Preis für ein Standardzimmer mit einem King-Size-Bett ist unter der Woche wahrscheinlich höher, weil hier mehr Geschäftsreisende solo unterwegs sind, während ein Zimmer mit zwei Queen-Betten am Wochenende durch die steigende Anzahl an reisenden Familien und Gruppen vermutlich teurer ist.
Auch Extras im Zimmer (z.B. eine Premium-Matratze) vergleichbar mit dem plus an Beinfreiheit im Flieger, stattfindende Messen und andere Veranstaltungen sowie die direkte Umgebung (Innenstadt, Strand und Berge – hier sogar das Wetter) spielen eine bedeutende Rolle.
Wenn das Datum für den Geschäftstermin fix ist und die Innenstadtlage notwendig, ist die Orientierung an diesen Faktoren natürlich schwierig bis unmöglich. Doch Geld sparen lässt es sich trotzdem – indem sich der Geschäftsreisende auf das Know-How erfahrener Travel Agents verlässt.
Die Hotelbuchung für die Dienstreise wird dabei nicht nur abgenommen, sondern optimiert. Wir offenbaren einige Travel Hacks unserer Mitarbeiter.
1. Option ‚Vorauszahlung‘
Wenn die Daten feststehen, können Hotelbuchungen ohne die Option der Rückerstattung das Budget entlasten. Bis zu 20 Prozent lassen sich hier einsparen, wenn unsere Agents die Buchung direkt über das Hotel laufen lassen. Auf den Portalen bleibt diese Option meist undurchsichtig: Selbst wenn die Vorauszahlung nicht gewollt ist, wird sie oft plötzlich eingefordert. Die niedrigsten Raten auf Suchportalen sind im Zweifel an non-refundable Tarife gekoppelt.
2. Reservierung und Preisvergleich
Eine Alternative zur Vorauszahlung ist die erstattungsfähige Reservierungsoption. Denn anders als Fluggesellschaften fordern Hotels für gewöhnlich keine Stornierungsgebühren. Unsere Travel Agents wählen eine Option inklusive kostenloser Stornierung aus und tracken ab diesem Zeitpunkt die Preisveränderungen. Durch kontinuierliches Vergleichen lässt sich letztlich garantiert der beste Preise für den Kunden erzielen.
3. Firmenrabatte
Viele Unternehmen handeln spezielle Tarife mit Partnerhotels aus, was Mitarbeitern ermöglicht, preisliche Vorteile in Anspruch zu nehmen. Der Firmenrabatt wird bei der Buchung über ein Geschäftsreisebüro automatisch einberechnet, da die Travel Agents über die nötigen Codes verfügen.
4. Hotelbonusprogramme
Wie in diesem Journal Artikel beschrieben, kann die smarte Nutzung verschiedener Bonusprogramme einen wesentlichen Unterschied machen. Auch wenn der „best case“ der freien Übernachtung womöglich in weiter Ferne liegt, winkt eventuell ein Zimmer-Upgrade oder kostenloses Frühstück.
Informationen über jegliche Bonusprogramme, über die der Geschäftsreisende verfügt, liegen den Travel Agents vor und werden bei der Buchung automatisch berücksichtigt. Das bedeutet auch, dass der Mitarbeiter nur über jene Kanäle bucht, die die Anrechnung zusätzlicher Punkte garantiert. Auf vielen Portalen ist dies nicht der Fall.
5. Last-Minute
Da die Stornierungsfrist meist erst einige Tage vor der Anreise endet, lohnt es sich (beziehungsweise ist es gerade bei Geschäftsreisen unumgänglich) die Last-Minute-Buchung in Betracht zu ziehen. Diese Deals sind meist nicht zu toppen, da ungenutzte Räume des Hoteliers Alptraum sind und es Reisende gibt, die ihre Pläne auf den letzten Drücker ändern. Travel Agents wissen, welche Seiten die besten Angebote bieten, beziehungsweise setzen sich direkt in Verbindung mit den Hotels.
6. Alternativen
Angebote der Sharing Economy spielen gerade bei jüngeren Geschäftsreisende eine immer bedeutendere Rolle. An diesen Trend passen sich auch verstärkt die Travel Manager eines Unternehmens an (wie, liest du hier).
Airbnb reagiert darauf mit einer neuen Business Travel-Seite und als „Business Travel Ready“ gekennzeichneten Unterkünfte (mehr dazu im Journal). Geschäftsreisende sehen darin nicht nur die möglichen Einsparungen, sondern auch das Zuhause-ähnliche Gefühl fernab standardisierter Hotelketten.
Die Methoden der Travel Agents bei der Hotelbuchung für die Dienstreise sind Teil einer übergeordneten Strategie, die Geschäftsreisekosten zu minimieren. Die hier enthaltenen Maßnahmen sind vielfältig: Sie reichen von der Erstellung einer umfassenden Travel Policy über Einsparungen bei der Flugbuchung (so funktionieren die Tarife) bis hin zur Beauftragung eines digitalen Geschäftsreisebüros, dessen Travel Agents (gegen eine deutlich geringere Jahresgebühr) jederzeit und überall für dich da sind.