Ist es Zeit für ein Update der Travel Policy? 5 Fragen, die Du Dir stellen solltest
12. Juli, 2017
Weniger als ein Drittel der Unternehmen bringt seine Richtlinien regelmäßig auf den neuesten Stand. Woher weiß ich, dass ein Update der Travel Policy nötig ist? Diese Fragen geben Aufschluss.
Eine perfekte Travel Policy stammt meistens von Jemandem, der eine besondere Liebe zum Detail hegt. Sie braucht Zeit und vor allem Wissen, da sie meist auf Analysen der Unternehmensstruktur, dessen Mitarbeitern und deren Demografie fußt.
Die Richtlinien regelmäßig zu überarbeiten, kommt einem Pain Point gleich. Außerdem sind die Mitarbeiter in den letzten fünf Jahren doch ohne Probleme von A nach B gekommen – Warum also etwas ändern, das einwandfrei funktioniert?
Weil sich die Welt und ihre Bewohner so schnell ändern, wie noch nie.
Ein Update der Travel Policy steht in direktem Zusammenhang mit Stichworten wie Millennials, Digitalisierung und Sicherheitsrisiken. Seit der Jahrtausendwende hat sich viel getan, neue technologische Trends bestimmen die Wirtschaftswelt. Naturkatastrophen, Krankheitsviren und Terroranschläge in vermeintlich sicheren Ländern holen das Travel Risk Management aus dem Standby-Modus.
Der Ruhezustand ist nichts für Travel Manager, die die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und den ökonomischen Erfolg ihres Unternehmens sicherstellen wollen. Daher schlagen wir die folgenden fünf Fragen vor, deren Beantwortung mit “Nein” auf ein nötiges Update hinweisen.
1. Fördert Deine Travel Policy Produktivität?
Neue, vor allem mobile Technologien und Angebote der Sharing Economy können sich sowohl in puncto Zeitmanagement, als auch in der Budgetplanung positiv auswirken.
Auch der Trend des Open Booking, den wir in diesem Artikel ausführlich thematisieren, sollte nicht vorschnell “bekämpft” werden. Hier kann es sich beispielsweise lohnen, auf neue Technologien zu setzen. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, über verschiedene Kanäle zu buchen, während der Arbeitgeber den Überblick über die Buchungsdaten nicht verliert.
So bleibt den Geschäftsreisenden die Option, über die vertrauten Seiten zu buchen (z.B. ein Airbnb-Apartment oder ein Uber-Taxi zu reservieren), was tendenziell auch das Reisebudget entlastet.
Gerade in Hinblick auf das Budget muss grundsätzlich abgewogen werden: Ein Business-Class-Sitzplatz auf der Strecke Frankfurt – New York ist zwar kostenintensiver, bedeutet womöglich aber 6 Stunden Produktivität auf Seiten des Reisenden.
Das Gleiche gilt für die Unterkunft: Verbringt der Angestellte viel Zeit im Hotel, um zu arbeiten, kann es sich bezahlt machen, Zimmer inklusive Bürozubehör zu buchen.
2. Ist Deine Travel Policy klar und verständlich?
Diese Frage geht Hand in Hand mit Produktivität, da Unklarheiten zu verschwendeter Arbeitszeit führen.
Beispielsweise sind in vielen Richtlinien keine Hinweise zur Erstattung von Extragebühren für Gepäckstücke, Tarifwechsel und anderen zusätzlichen Angeboten durch Hotels, Mietwagenservices etc. enthalten.
Falls Mitarbeiter Nachfragen haben – wie einfach ist es für sie, Antworten zu erhalten? Deine Travel Policy sollte jederzeit abrufbar, sowie klar und logisch aufgebaut sein und die Kontaktdaten eines Ansprechpartners enthalten.
Viele Unternehmen weisen ihre Mitarbeiter an, die günstigste Flugoption herauszusuchen, unabhängig davon, ob diese von einer Partnerairline stammt. Dies kann sich allerdings ungewollt negativ auf die Reisekosten des Betriebs auswirken, indem es dessen Verhandlungsposition mit der Fluggesellschaft schwächt.
Geschäftsreisende könnten wiederum Zeit sparen, wenn der Vergleich von Tarifpreisen wegfällt – beziehungsweise der gesamte Buchungsprozess, indem die Travel Agents eines Geschäftsreisebüros die Suche und alle anschließend anfallenden To-Do’s übernehmen.
3. Deckt deine Travel Policy Sicherheitsmaßnahmen ab?
Laut einer aktuellen DRV-Studie sind 86 Prozent der Geschäftsreisenden Sicherheitshinweise über das Reiseland wichtig – Informationen darüber erhalten jedoch nur 45 Prozent.
Die weitere Absicherung der Mitarbeiter durch Echtzeit-Informationen während der Reise in eine unsichere Region, z.B. durch Pushnachrichten, und die Einleitung von Hilfemaßnahmen in Notfallsituationen wie Naturkatastrophen, drängt angesichts aktueller Entwicklungen.
An dieser Stelle macht es Sinn, über folgende Fragen nachzudenken, um das weitläufige Feld des Travel Risk Management bei einem Update der Travel Policy ausreichend abzudecken:
Wie hilft das Unternehmen, falls ein Notfall eintritt?
Wissen die Mitarbeiter, an wen sie sich im Notfall wenden sollten?
Weißt du, wie du die Reisenden im Notfall lokalisieren und kontaktieren kannst?
4. Erreicht Deine Travel Policy die Mitarbeiter?
Kommunikation steht in direkter Verbindung mit “Employee Compliance”, das heißt dem Grad an Konformität deiner Mitarbeiter mit den Richtlinien.
Hier solltest Du deine Kommunikationskanäle auf die Demografie der Mitarbeiter abstimmen: Mitglieder der Generation Y zum Beispiel bevorzugen die Kontaktaufnahme über Live Chats, Social Media und andere digitale Kanäle.
Im Prinzip handeln sie richtlinientreuer als ihre älteren Kollegen. Allerdings muss sichergestellt werden, dass sie von Deiner Travel Policy auch erfahren – und diese auf optimalen, modernen Prozessen basiert.
Andernfalls tendieren vor allem jüngere Geschäftsreisende dazu, selbst die Suche nach der besten Option selbst in die Hand zu nehmen.
5. Ermutigt Deine Travel Policy die Mitarbeiter dazu, umweltbewusst zu reisen?
Nachhaltigkeit – ein brandaktuelles Thema, das verstärkt auch jedes Update der Travel Policy betrifft. Angesichts des großen Anteils von Geschäftsreisen am CO2-Fußabdruck eines Unternehmens (z.B. 70 Prozent bei PWC UK), sollten Reiserichtlinien vermehrt auch Anreize für “grünere” Business Trips enthalten.
Dazu zählen Dienstfahrräder, “Carbon Fees”, Hybrid-Mietwagen, die Bevorzugung von Zugfahrten auf Kurzstrecken und andere Vorschriften beziehungsweise Partnerschaften, die das Umweltbewusstsein fördern und zur “Corporate Environmental Responsibility” beitragen.
Mehr zu grünen Geschäftsreisen liest Du in unserem Artikel “Umweltbewusste Geschäftsreisen: So muss sich die Travel Policy ändern”. Die obenstehenden Thematiken sprechen wir in den folgenden Beiträgen an:
“Reisen in Krisengebiete: In 4 Schritten zum effektiven Sicherheitsmanagement”
“Open Booking – Nachteil oder Chance?”
“Die Travel Policy steht, aber keinen interessiert’s? 8 Tipps für Employee Compliance”