Nicht nur unterwegs, sondern mobil: Das sind die wichtigsten Apps auf Dienstreisen (und für die Travel Policy)
26. März, 2017
Geschäftsreisende sind immer digitaler – und mobiler vernetzt. Dies geht aus zahlreichen Studien hervor, die in den letzten Jahren im Bereich Business Travel durchgeführt wurden. Die Nutzung von Apps auf Dienstreisen steigt stetig. Was jedoch bisher nicht ausreichend thematisiert wird: Wie lässt sich die gängige Nutzung mobiler Apps mit der Travel Policy vereinbaren?
Max Lober gehört zu den 93 Prozent*, die während der Geschäftsreise ihr Smartphone oder Tablet nutzen und dabei Leistungen verschiedener Mobile Apps in Anspruch nehmen. Von Zugverspätungen erfährt er beispielsweise über den „DB Navigator“ in Echtzeit, einen Fahrer findet er über „MyTaxi“ und im Ausland erwartet ihn ein Uber.
„Diese Apps nehmen in Sachen Business Travel aktuell enorm an Bedeutung zu“, bestätigt er. „Unterkunftsangebote wie die von Airbnb oder auch HRS werden oft unterwegs gecheckt – hinzu kommen Transport-Apps wie mytaxi oder Car2go.“ Max Lober gehört damit zu den 93 Prozent, die die Travel Manager mit einer neuen Aufgabe konfrontieren:
Was ist erlaubt und was nicht bei der Nutzung von Apps auf Dienstreisen?
Nicht erlaubt ist für Ulrike Rosen, Travel Managerin bei Tetra Pak, beispielsweise die mobile Buchung von Langstreckenflügen – die Summen seien dabei viel zu hoch. Genau aus diesem Grund aber sollten sich Reisemanager keinesfalls um die Auseinandersetzung mit diesem Thema drücken.
Sie würden sonst Gefahr laufen, die Kostenkontrolle zu verlieren. „Schnell benutzen die Reisenden sonst solche Apps auf Dienstreisen, die nicht erwünscht sind, lassen sich von den Anbietern zum Kauf zusätzlicher Leistungen verleiten oder bewegen sich abseits der vorgeschriebenen Buchungskanäle“, erklärt Rosen in einem Interview mit BizTravel.
Sie verweist auf die 87 Prozent, die laut BCD ihr Smartphone auf Geschäftsreisen für Fragen rund um Navigation, Hotelbuchung und Check-in konsultieren. Und plädiert für ein ernsthaftes Umdenken in puncto Travel Policy.
So auch Max Lober: „Durch das Zulassen bestimmter Apps auf Dienstreisen wird langfristig nicht nur Zeit eingespart, sondern auch das Zufriedenheitslevel der Mitarbeiter gesteigert“. Das hier Nachholbedarf besteht, zeigt die „2015 Business Travel Survey“ des SAP-Unternehmens Travizon, das diesbezüglich über 200 Geschäftsreisende befragte.
Mehr als die Hälfte der Teilnehmer gab an, dass der eigene Betrieb keinerlei Richtlinien bezüglich der Buchung via Mobile Apps festgelegt hat.
Um welche Apps geht es?
Aus dem „Business Traveller Report“ (2015) vom Softwareanbieter Concur geht hervor, welche Apps wie häufig in Anspruch genommen werden. Fluganbieter-Apps wie beispielsweise von Lufthansa, sowie Google Maps, HRS und MyTaxi sind demnach Spitzenreiter.
Quelle Kreisdiagramm: HRS
Das bietet die „Corporate App“
Die App-Nutzung ist somit vielfältig und hat sich durchaus als Routine etabliert. Gemeinsam mit dem Smartphone oder Tablet sind mobile Anwendungen zum ständigen Begleiter geworden – gerade auf geschäftlichen Reisen, wo die sofortige Reaktion auf spontane Änderungen mittels der Einsicht von Echtzeitinformationen unablässig ist.
(Um-)Buchungen oder das Hinzufügen von z.B. Chauffeurdiensten hat sich durch den Zuwachs mobiler Applications in einfache und schnell realisierbare Prozesse verwandelt. Dies führte wiederum dazu, dass Geschäftsreisende Zugriff auf mehrere Apps haben – nicht selten eine pro Transportmittel (z.B. DB Navigator, Lufthansa, Uber) oder Unterkunftsart (z.B. Airbnb, HRS).
Experten wie beispielsweise Marina Hegemann, Chefin des App-Entwicklers Tourist Mobile, reagierten auf den Trend. Als Lösung für die Unübersichtlichkeit mobil gebuchter Leistungen und die entstehenden Kosten, schlagen sie die Implementierung einer „Corporate App“ vor.
Geschäftsreisende erhalten über eine firmeneigene Applikation Zugang zu Verspätungsmeldungen und detaillierte Informationen zum Reiseplan. Auch Transfer-Empfehlungen, Details zu den bereisten Ländern und ein integriertes Travel Risk Management seien eingeschlossen.
Zudem können Reisende in Notsituationen lokalisiert und von der Firma direkt kontaktiert werden. Flughafennavigatoren, Wetter- oder Restaurant-Hinweise sowie die Möglichkeit sich Reisen von unterwegs genehmigen zu lassen, sind teilweise ebenfalls integriert.
Es gibt sie: Die All-in-one-Lösung
Trotz der Vielfalt versammelter Leistungen bleibt ein wichtiges Detail zurück: „Corporate Apps“ bieten kaum oder gar keine Möglichkeiten zur direkten Buchung. „Information ist die eine Sache, komfortable Buchung und das tatsächliche Abhaken eines lästigen To-Dos die andere“, meint auch Max Lober.
Als Co-Founder des digitalen Geschäftsreisebüros Voya hat er sich gemeinsam mit Florian Stege der Zusammenführung aller Reise-relevanten Services in einer Applikation angenommen. Entstanden ist eine App, die die Planung, Buchung und das Accounting für den Geschäftsreisenden übernimmt.
„Natürlich nutze ich parallel immer noch mobile Angebote wie DB Navigator oder Uber“, fügt der Wahlhamburger hinzu. „Aber der tatsächliche Planungs-, Buchungs- und Abrechnungsvorgang, der in Zusammenhang mit meinem gesamten Business Trip steht, findet zentralisiert in einer App statt.“
Mitarbeiter nutzen verschiedene Apps auf Dienstreisen; Voya kontert mit einer All-in-one-App. Noch offen aber bleibt die Frage nach Maßnahmen hinsichtlich der Travel Policy. Was bedeutet dies nun für Reisemanager und deren Richtlinien? Bevor die Travel Policy angepasst wird lohnt es sich die firmeninterne App-Nutzung zu analysieren.
In 3 Schritten zur optimierten Travel Policy
– Schritt 1 – Welche Apps oder mobile Webseiten nutzen die Mitarbeiter zur Planung, Buchung und Kostenübersicht?
Nachdem auch feststeht, welche Smartphones im Unternehmen gängig sind und ob hier gegebenenfalls eine IT-Richtlinie (Datensicherheit) besteht, sollte in einem – Schritt 2 – festgelegt werden, welche Apps erlaubt sind und welche nicht.
– Schritt 3 – kann letztlich die Einführung einer „Corporate App“ bzw. eines Geschäftsreiseservices beinhalten. In diesen Applications laufen nicht nur alle erlaubten Funktionen und Vorgänge zusammen, sondern sind auch Schnittstellen zum z.B. Reporting enthalten.
Weiterführende Links…
Alle erwähnten Daten können zum Einen im Business Traveller Report von Concur und zum Anderen in der 2015 Business Travel Survey von Travizon eingesehen werden.
*Daten erhoben durch: Deutscher Reiseverband, Studie Chefsache Business Travel 2014
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Spiegel Online und Business Punk haben jeweils eine Auswahl smarter Apps für eine entspannte bzw. produktive Geschäftsreise zusammengestellt.
Wir stellen Dir HIER die besten Apps in Sachen „Travel Expense Management“ vor.