Kilometerpauschale und Verpflegung: Was zahlt der Arbeitgeber? Ein Fallbeispiel
25. August, 2017
Gerade auf Dienstreisen entstehen viele Kosten, die höchstwahrscheinlich auf den Arbeitgeber zurückfallen. In einigen Fällen zahlt er/sie jedoch freiwillig. Anhand eines Fallbeispiels beleuchten wir rechtliche Kernbegriffe wie Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand und zeigen, wann die Erstattung wirklich Pflicht ist.
Henrik nutzt vorzugsweise seinen eigenen Pkw für berufliche Reisen. Auf der A7 Richtung Hamburg wird der erste Tankstopp fällig. Er nutzt seine Tankkarte und spart sich so das lästige Aufheben der Tankrechnung, da das Benzingeld direkt vom Betriebskonto abgebucht wird. An der Kasse nimmt er sich außerdem ein Sandwich und Getränke für die Weiterfahrt mit.
Da das Meeting für den darauffolgenden sehr früh angesetzt ist, nimmt Henrik das Frühstück im Hotel nicht in Anspruch. Am Mittag wird er von einem Kollegen zum Essen eingeladen. Nach dem zweiten Termin zieht es ihn zum Abendessen zurück ins Hotel.
Direkt am nächsten Morgen geht es weiter nach Berlin und von dort mittags zum nächsten Treffen in Köln.
Was sieht in Henriks Fall die Rechtslage aus? Welche Kosten muss sein Arbeitgeber übernehmen und welche nicht?
Fall 1 und 2 – Nutzung des eigenen Pkws und der Tankkarte
Rechtliches Stichwort: Kilometerpauschale
Zunächst ist in diesem Fall die Unterscheidung zwischen Pendlern und Dienstreisenden essentiell. Die Kilometerpauschale greift nämlich einerseits bei Pendlern, die regelmäßig eine bestimmte Strecke zwischen ihrem Wohnort und dem Firmenstandort zurücklegen.
Der Arbeitgeber ist jedoch nicht dazu verpflichtet, die anfallenden 30 Cent pro Kilometer zu erstatten. Dem Arbeitnehmer bleibt die Möglichkeit, diese als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen (Achtung: hier lässt sich nur die einfache Strecke, einmal täglich und maximal an 220 Tagen im Jahr geltend machen).
Pflicht!
Andererseits steht der Arbeitgeber in der Pflicht, die Kilometerpauschale bei Dienstreisen zu übernehmen. Dies kann dieser bzw. sein/e Mitarbeiter/in auf unterschiedliche Weisen lösen.
In unserem Fallbeispiel stellt der Arbeitgeber freiwillig eine Tankkarte zur Verfügung. Auf diese Weise muss Henrik keinerlei Quittungen aufheben, da die Summe direkt vom Firmenkonto abgezogen wird.
Ebenfalls nicht nötig ist dies, falls der Arbeitnehmer die Dienstreisepauschale anwendet. Dabei können 30 Cent pro Kilometer steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten abgesetzt werden. Anders als bei der Pendlerpauschale gilt der Betrag sowohl für den Hin-, als auch für den Rückweg sowie für jegliche andere Wege, die aus beruflichen Gründen zurückgelegt werden.
Nun kann es auch sein, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Fahrtkosten erstatten soll. Hierfür muss der Mitarbeiter allerdings einiges beachten und vor allem dokumentieren: Sämtliche Belege über Tankfüllungen, jährliche Versicherungs- und ggf. Reparaturkosten, ggf. Garagenmiete usw. müssen gesammelt und eingereicht werden.
Experten empfehlen daher das Pflegen eines Fahrtenbuchs, in dem alle Dienstreisen und Kosten, die in Zusammenhang mit dem Pkw stehen, sorgfältig aufgelistet werden.
Fall 3 und 4: Verpflegung und Hotelbuchung
Rechtliches Stichwort: Verpflegungsmehraufwand
Hier müssen Travel Manager und Arbeitnehmer Dienstreisen im Inland und Dienstreisen im Ausland differenziert betrachten. Innerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich: Der Arbeitgeber kommt für 12 Euro am An- und Abreisetag auf – selbst dann, wenn Henrik am Morgen nach Berlin aufbricht und am selben Tag weiter nach Köln fährt. Ihm stehen an diesem Tag 12 Euro zur Verfügung.
Bleibt er im weiteren Verlauf mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden von seiner Wohnung bzw. der Arbeitsstätte fern, werden wieder 12 Euro fällig. Bei 24 Stunden Abwesenheit schlagen 24 Euro zu Buche.
In puncto Hotelmahlzeiten kommt es darauf an, was der Arbeitgeber im Voraus gezahlt hat. Enthält die Buchung beispielsweise Halbpension, muss Henrik sowohl das Frühstück, als auch das Abendessen von dem Verpflegungsbetrag abziehen.
Für das Frühstück sind das anteilig 20 Prozent, also 4,80 € – selbst dann, wenn Henrik dieses nicht zu sich nimmt. Das Abendessen entspricht 40 Prozent, demnach 9,80 €.
Da nicht der Arbeitgeber, sondern ein Kollege für das Mittagessen bezahlt hat, ist dies für die Rechnung irrelevant. Ebenfalls nebensächlich wäre es, wenn sich Henriks Rechnung durch die Abzüge “im Minus” befinden würde.
Die Übernachtungspauschale von 20 Euro greift dann, wenn kein Nachweis über einen Hotelaufenthalt besteht.
Freiwillig!
Interessant für Arbeitgeber ist hierbei, dass sie rein rechtlich gesehen zu keinerlei Zahlungen verpflichtet sind. Die Beträge für den Verpflegungsmehraufwand werden vom Bundesfinanzministerium kalkuliert und dienen lediglich als Angabe dafür, was Arbeitnehmer von der Steuer absetzen können.
Ihre Vorgesetzten müssen sich nicht an die Richtwerte halten. Sie können auch weniger, mehr oder eben gar nichts für die Verpflegung zahlen.
Das Ministerium für Finanzen passt die Pauschbeträge jährlich an. Für 2017 hat es beispielsweise die Richtwerte für die USA, China und Russland geändert. Die ausführliche Tabelle ist hier einsehbar.
Weitere Fragen, wie etwa “Ist der Verpflegungsmehraufwand von der eigenen Steuer absetzbar?” werden hier von Oliver Graue beantwortet. In Zusammenhang mit diesem rechtlichen Stichwort ist generell zu beachten, dass Travel Manager alle möglichen Fragen und Fälle direkt in ihrer Travel Policy vorwegnehmen sollten.
So würde es wahrscheinlich gar nicht erst zu Nachfragen wie “Muss ich den Verpflegungsmehraufwand kürzen, wenn im Flieger oder Zug eine Mahlzeit einnehme?” kommen.
Travel Manager sind hier steuerrechtlich auf der sicheren Seite, wenn sie die Richtlinie einfügen, dass Mitarbeiter jegliche Mahlzeiten in der Reisekostenabrechnung anzugeben haben.
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