Die Travel Policy steht, aber keinen interessiert’s? 8 Tipps für Employee Compliance
16. Mai, 2017
Erstens, wie kommuniziere ich die erstellte Travel Policy am besten und zweitens, wie bekomme ich die Mitarbeiter dazu, sie auch zu befolgen? Mit den folgenden 8 Strategien rückt das ultimative Ziel der Employee Compliance (die Einhaltung der Vorgaben innerhalb eines Betriebs) in greifbare Nähe.
Was sind die Vorteile einer Travel Policy?
Die Travel Policy ist für viele Unternehmen ein wichtiges Thema. Sie fasst zusammen, was und wieviel der Geschäftsreisende unterwegs in Anspruch nehmen und ausgeben darf – und ist damit ein wichtiges Tool zur unternehmensinternen Kostenkontrolle.
Vorteilhaft ist ein solcher Leitfaden aus unternehmerischer Sicht, da er nicht nur vor der Verschwendung wertvoller Ressourcen schützt, sondern auch das Einsparen dieser unterstützt.
Auch Geschäftsreisende, die sich bis dato in einem Meer aus Möglichkeiten und Unklarheiten über Rückerstattungen verloren haben, profitieren von einer klaren Travel Policy.
Im Best Case führen Reiserichtlinien also zu weniger Kosten und Buchungsstress sowie gesteigerter Zufriedenheit auf beiden Seiten. Vor allem dann, wenn sich auch der Prozess ihrer Erstellung an beiden Seiten orientiert – das heißt, wenn der Travel Manager sowohl Firmeninteressen als auch die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt.
Letztere hat eine Studie der Global Business Travel Association (GBTA) und HRS erst kürzlich thematisiert (s. unten).
Diese Wünsche gilt es also in Einklang mit den, vor allem finanziellen, Richtlinien, Hierarchien und Strukturen des Betriebs zu bringen und in einen möglichst übersichtlichen Rahmen zu gießen (mehr dazu hier).
Ist die Travel Policy erst einmal fertig, tut sich allerdings direkt das nächste Projekt auf: Die Kommunikation eben dieser. Sie steht in direkter Verbindung mit Employee Compliance – der Befolgung der festgelegten Richtlinien durch die Mitarbeiter.
Wie also, erstens, verbreite ich die Richtlinien inklusive Updates nachhaltig und zweitens, bekomme ich Geschäftsreisende dazu, sie auch zu befolgen? Wie erziele ich Employee Compliance?
In acht Schritten zur Employee Compliance
1. Kommunikationskanäle auswählen
Bei der Verbreitung der Travel Policy gibt es (leider) keine “one size fits all“-Lösung.
Das offenbart die GBTA- und HRS-Studie, die auf Interviews mit 492 Nordamerikanischen (50 Prozent) und Europäischen (50 Prozent) Geschäftsreisenden basiert, die durch ihren Arbeitgeber an eine Travel Policy gebunden sind.
Beim Heranzoomen an die Merkmale der Umfrageteilnehmer, das heißt an die verschiedenen Altersgruppierungen und regionalen Verteilungen, zeichnen sich deutliche Unterschiede ab.
Die sogenannten „Millennials” eines Betriebs (18-34 Jahre alt) bevorzugen persönliche Meetings um über den aktuellen Stand der Travel Policy in Kenntnis gesetzt zu werden (51 %) und so mögliche Fragen direkt klären zu können.
Mitglieder der Generation X (35-54) und Baby Boomers (55+) hingegen neigen zu schnelleren elektronischen Informationskanälen, wie E-Mails und Beiträge im Intranet.
Hinsichtlich regionaler Unterschiede kommt die Studie zu dem Ergebnis, dass Europäer Informationen über die Reiserichtlinien lieber per E-Mail erhalten (60 %) als Nordamerikaner (53 %) und stärker zur Nutzung des Intranets tendieren (51 % vs. 34 %).
Das Mitarbeiterhandbuch hingegen wird in nordamerikanischen Unternehmen deutlich intensiver genutzt als in europäischen Firmen (49 % vs. 29 %).
Auf der sicheren Seite steht man also, wenn man eine Vielzahl an Kanälen zur Verbreitung berücksichtigt. Diese beinhalten:
- Face-to-face
- Gedruckte Medien wie Flyer
- Webinars oder Informationsveranstaltungen
- Intranet
- Video
- E-Mails
- Newsletters
- Social Media
- SMS/Chats
2. Verantwortung teilen
Zur effektiven Verbreitung der Richtlinien ist es hilfreich, diese in einen Team Effort zu verwandeln. Das heißt, andere Kollegen auf Managementniveau sollten sich die Kommunikation der Richtlinien ebenfalls zur Aufgabe machen.
3. Mitarbeitervorteile betonen
Was Kommunikationsstrategien angeht, kann es ebenfalls von Vorteil sein die Aspekte der Travel Policy ausdrücklich zu betonen, von denen der Geschäftsreisende selbst profitiert.
Hotels zum Beispiel werden oft basierend auf ihrer Lage und ihres Komfortlevels ausgesucht – die Weisungen orientieren sich also meist nicht nur an Budgets, sondern auch am Wohl der Mitarbeiter.
Die Kommunikation der Richtlinien ist letztlich aber nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer effektiven Travel Policy. Um wirklich erfolgreich zu sein, muss diese selbstverständlich von den Mitarbeitern angenommen und umgesetzt werden.
Laut einer Umfrage der Association of Corporate Travel Executives (ACTE) sind 72 Prozent der Travel Manager nicht zufrieden mit dem gegenwärtigen Grad an Policy Compliance innerhalb ihres Betriebs.
Die oftmals unzureichende Orientierung an den Reiserichtlinien ist demnach einer der größten Faktoren hinter den hohen Geschäftsreisekosten des Unternehmens.
Gleichzeitig aber vermelden die Reisemanager einen leichten Aufwärtstrend: Rund die Hälfte der 131 Teilnehmer geben an, dass sich die Übereinstimmungsraten verbessert haben. Um diese weiter zu fördern, können folgende Tipps helfen.
4. Konkurrenz ankurbeln
Konkurrenz kann sich bekanntlich positiv auf die Teilnahme (und die Ernsthaftigkeit mit der teilgenommen wird) auswirken. Eine Rankingtabelle auf Abteilungslevel, die die Reisekostenhöhe und Einhaltung der Travel Policy vergleicht, kann hier den Stein ins Rollen bringen.
5. Anreize schaffen
Ebenfalls auf Abteilungslevel sollten Anreize geschaffen werden. Könnte ein Teil der Einsparungen durch die Befolgung der Richtlinien etwa für Coachings oder Teambuilding-Events verwendet werden?
6. Komprimierte Version herausgeben
Ist die Travel Policy lang und komplex wird sie in der Regel nicht positiv aufgenommen, geschweige denn befolgt. Hier kann die Erstellung einer Zusammenfassung helfen (entweder integriert in die Travel Policy oder als separates Dokument), die jegliche Änderungen hervorhebt.
Mitarbeiter haben so die Möglichkeiten, sich schnell einen Überblick über Inhalte und Updates zu verschaffen.
7. An zentralen Stellen platzieren
Das Ziel ist es, es den Mitarbeitern einfacher zu machen, über die Richtlinien zu sprechen (vielleicht sogar zu plaudern).
Dabei hilft die eben thematisierte Zusammenfassung, aber auch die Fokussierung auf soziale Zentren innerhalb des Betriebs, wie beispielsweise der Kantine.
Hier wirkt die Travel Policy im Zweifel eher als Eye-Catcher als im Intranet oder im E-Mail-Eingang.
8. Vorbilder kreieren
Storytelling, das A und O der Kommunikation – auch in diesem Fall. Es gilt, zunächst Geschäftsreisende auszumachen, die sich besonders effizient an die Richtlinien halten und anschließend deren Stories zu erzählen.
Die Artikel lassen sich über das interne Magazin oder Intranet verbreiten und motivieren die Kollegen bestenfalls dazu, es ihnen gleichzutun.
Im Anschluss an all diese Strategien zur Förderung der Employee Compliance wird gemessen: Wie effektiv waren die Methoden und Anstrengungen im Endeffekt – Halten sich nun mehr Geschäftsreisende an die Richtlinien?
Die zu empfehlenden Herangehensweisen lassen sich an den Aufbau der Policy anlehnen. Beispielsweise kann der Grad an Compliance daran gemessen werden, ob sich der Reisende an die Kostenbudgets gehalten hat und ob der Trip weit genug im Voraus gebucht sowie rechtzeitig zur Erstattung eingereicht wurde.
Als Kriterien könnte hier auch die Nutzung eines genehmigten Buchungssystems und einer bestimmten Bezahlungsmethode (z.B. Firmenkreditkarte) geltend gemacht werden. Ein detaillierterer Rahmen zur Messung der Richtlinieneinhaltung lässt sich an die einzelnen Buchungsposten (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen etc.) anlehnen.
Unter „Cabin Compliance Rate“ ist dann die Prozentzahl an gebuchten Flugtickets, die unter die vorgegebene Tarifklasse fallen entscheidend oder unter „Hotel Compliance Rate“ die Prozentzahl an Hotelübernachtungen, die mit der vorgegebenen Sterne-Kategorie übereinstimmen.
Im Grunde sind diese Kategorien die Basis jeder Travel Policy und können so schlicht übernommen werden.
Einen übersichtlichen Eindruck über alle relevanten Kategorien bekommst du in diesem Artikel. Welche speziellen Gegebenheiten und Präferenzen die Travel Policy sonst noch berücksichtigen sollte, liest du in unserem Stück über den “Modern Business Traveller”. Wie sich das Travel Management diesbezüglich wandelt, haben wir hier beschrieben.