Bedürfnisse der Dienstreisenden gleich Inhalt der Travel Policy?
16. Juni, 2017
Flexible Tarife, freies WLAN, kostenlose Verpflegung etc.: Diese Annehmlichkeiten sind Deinen Mitarbeitern im Flieger, Hotel und Mietwagen am wichtigsten. Und somit auch für den Inhalt der Travel Policy von Bedeutung.
Von Bleisure und Work Life Balance über Mobilität und Sharing Economy. Die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden ändern sich aktuell erheblich. Und mit ihnen Erkenntnisse über die offenbar bedeutendsten Annehmlichkeiten auf Dienstreise – ob im Flieger, Hotel oder Auto.
Das liegt vor allem daran, dass immer mehr unter ihnen zur Generation der “Millennials” gehören, die mit mobilen Technologien und Angeboten der Sharing Economy aufgewachsen sind und deutlich mehr Wert auf eine Work Life Balance legen.
Sie stellen immer größere Anforderungen an den Service von Airlines, Hotels, Geschäftsreisebüros – und ihren Arbeitgeber selbst.
Die Travel Manager der Unternehmen sehen sich gezwungen, auf die Veränderungen zu reagieren, um ihre Richtlinien durchsetzen zu können. So passt sich der Inhalt der Travel Policy zunehmend den Bedürfnissen der Mitarbeiter an.
Dieser sollte als Schnittstelle zwischen den vor allem wirtschaftlichen Interessen des Unternehmen (z.B. klare Budgetgrenzen) und der Zufriedenheit der Mitarbeiter fungieren. Schließlich sind sie diejenigen, die sich für den Betrieb auf Reisen begeben.
Was zunächst wirkt wie ein unwichtiges Extra, kann sich schnell auf die Produktivität des Dienstreisenden auswirken. Größere Beinfreiheit auf Langstreckenflügen etwa oder ein Fitnessstudio im Hotel können den Stresspegel durchaus positiv beeinflussen.
Damit die Meetings erfolgreich verlaufen und sich die Reise sowohl für den Mitarbeiter, als auch dessen Unternehmen auszahlt, muss die Travel Policy auch ein Stück weit Abbild der Präferenzen dessen Zielgruppe sein.
Angesichts des sich verändernden Business-Traveller-Profils, wird eine regelmäßige Überarbeitung vom Inhalt der Travel Policy zum Must. Dabei lässt es sich an Studien beziehungsweise der Buchungshistorie der Mitarbeiter orientieren – was auch durch das Geschäftsreisebüro abgedeckt werden kann.
Dieses prüft die vergangenen Buchungen ihrer Kunden, um etwaige Präferenzen hinsichtlich z.B. Flugtarif, Hotelkette und Zimmerausstattung herauszufiltern und in die neue Buchung zu integrieren.
Diese Annehmlichkeiten sind dem “Modern Business Traveller” wichtig – und oft Inhalt der Travel Policy
Ende letzten Jahres hat die Global Business Travel Association (GBTA) in Zusammenarbeit mit HRS einen Bericht zu diesem Thema veröffentlicht. Bei der Befragung von knapp 500 Nord-Amerikanern und Europäern (jeweils 50 Prozent) ging es vor allem um die Perspektive von Geschäftsreisenden auf die Travel Policy und Kriterien zur Befolgung. Auch thematisiert wurden deren Präferenzen auf Reisen, eingeteilt in Flugreisen, Hotelaufenthalte und Mietwagenservices.
Mietwagen-Nutzung
In Hinblick auf die Nutzung eines Mietwagens wünschen sich Geschäftsreisende vor allem Sicherheit im Falle eines Unfalls oder einer Panne (84 Prozent). Dementsprechend sollte die Inanspruchnahme eines Abschleppdienstes bzw. eines Pannenservices im Mietpreis enthalten sein.
83 Prozent der Befragten sehen ein integriertes Navigationsgerät als besonders wichtig an, dicht gefolgt vom Shuttleservice zum Standort der Vermietung (83 Prozent). Dort angekommen, schätzen Dienstreisende eine ‘bevorzugte Behandlung’ und schnelle Abwicklung ihrer Anfrage, z.B. durch die Möglichkeit, die Warteschlange zu umgehen.
Für 78 Prozent ist die Wagenauswahl ein bedeutender Faktor. Upgrades in komfortablere Fahrzeugklassen und eingebaute Akku-Aufladestationen nehmen jeweils 68 Prozent als essentiell wahr. Letztlich weisen 47 Prozent auf integrierte SiriusXM Satellitenradios hin.
Hotelaufenthalte und Flugreisen
Sowohl im Hotel, als auch im Flieger schätzen Geschäftsreisende eine kostenfreie Internetverbindung. Das bezieht sich vor allem auf deren Tendenz dazu, unterwegs zu arbeiten: Laut einer Studie von HP nutzen neun von zehn Dienstreisenden ihre Reisezeit, um die Vorbereitung auf das anstehende Meeting abzuschließen.
Dabei spielt vorrangig das Checken von E-Mails, die Recherche zusätzlicher Informationen und das Redigieren von Unterlagen eine Rolle. Aus diesem Grund scheint auch der Zugang zu Flughafenlounges und Büroräumlichkeiten im Hotel oder der Umgebung ein beliebtes Extras. Hier lässt es sich voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren.
Wichtig ist den Reisenden auch, dass sie flexibel bleiben: etwa durch Tarife mit der Option, den Flug kurzfristig umzubuchen oder zu stornieren. Bestenfalls sollte darin auch die Verpflegung in Form von Mahlzeiten und Getränken enthalten sein. Trinkt oder isst der Geschäftsreisende gerade auf langen Flugreisen nicht genügend, wirkt sich das schnell auf dessen Gesundheit aus (mehr dazu hier).
Die wichtigsten Ergebnisse in den Bereichen Hotel und Flug haben wir für euch nachfolgend zusammengefasst.
Wie bereits erwähnt, sollten Ergebnisse aus Studien wie diesen mit internen Analysen der Buchungshistorie abgestimmt werden. Eine Travel Policy, die nicht auf die Bedürfnisse der jeweiligen Mitarbeiterstruktur eines Unternehmens gemünzt ist, wird im Zweifel keine hohe “Employee Compliance” erzielen.
Mehr dazu liest Du im Journal-Artikel “Die Travel Policy steht, aber keinen interessiert’s? 8 Tipps für Employee Compliance”.
Weiterführende Links…
Auch in den folgenden Beiträgen thematisieren wir Fragen, die mit den “neuen” Bedürfnissen des “Modern Business Traveller” und der Travel Policy zusammenhängen.
Online & Unabhängig: So tickt der Modern Business Traveller in 2017
Bleisure in Business Travel – Ein Trend, viele Fragen
Auf dem Weg zur Travel Policy: Do’s & Dont’s