Auf dem Weg zur Travel Policy: Do’s and Dont’s
26. Januar, 2017
Richtlinien, das klingt zunächst nach unproduktiver Bürokratie wie sie im (deutschen) Buche steht. Doch in puncto Reiseplanung sind bestimmte Vorgaben sehr ergiebig: Aus einer klar strukturierten Travel Policy resultiert Effizienz – man muss nur wissen, wie.
Laut einer Studie der Global Business Travel Association sind fast ein Drittel aller US-Amerikanischen Geschäftsreisenden „unmanaged“, reisen also unabhängig von festgelegten Unternehmensrichtlinien. Das klingt zunächst positiv – für einige Firmen ist das freie Modell auch sinnvoll. In anderen Fällen resultiert das Fehlen einer „Travel Policy“ zum Verlust des Überblicks: darüber, wann, wie und was die Mitarbeiter auf ihren Reisen ausgeben.
Ob keine Richtlinien, Mustervorschläge oder festgelegtes Schema – jeder Betrieb ist prinzipiell dazu angehalten, Kostenobergrenzen für Geschäftsreisen zu kalkulieren und zu kommunizieren.
Mit diesem Must einhergehen sollten einige Do’s, um dem firmeninternen Geschäftsreise-Apparatus Struktur zu verleihen – und den Prozess der Reiseplanung zu optimieren. Dabei ist es zunächst völlig nebensächlich, ob dieser an ein Geschäftsreisebüro ausgelagert oder firmenintern (z.B. durch die Büroassistenz oder den Reise-Manager) gestemmt wird. Mit ein paar Tipps verschlankt sich die Reiseplanung auf nur ein paar Kniffe – unabhängig davon, mit wem man zusammenarbeitet oder ob man sich der Sache persönlich annimmt.
In einem ersten Schritt sollte die Travel Policy generell an die Größe des Unternehmens, seine Kultur und Routinen angepasst werden. Ein maßgeschneiderter Leitfaden hat für gewöhnlich einfache, aber effektive Merkmale: Er schützt nicht nur vor der Verschwendung wertvoller Ressourcen, sondern unterstützt auch aktiv das Einsparen eben dieser.
Geschäftsreisende fühlen sich durch die Travel Policy nicht eingeschränkt, aber auch nicht verloren in einem Meer von Möglichkeiten und Unklarheiten. Im best case führt eine Travel Policy zu weniger allgemeine Verwirrung, Buchungsstress und Kosten.
Um diese Ziele zu erreichen, bedarf es zunächst guter Vorbereitung. Zum Beispiel, indem verschiedene Entscheidungsträger und Insider von Beginn an eingebunden werden – womit wir beim ersten Do wären:
Kollaboration.
Um sinnvolle Richtlinien zu formulieren kann es hilfreich sein, Mitarbeiter aus den Bereichen Finance, Operations und HR einzubinden. Darüber hinaus sollten Arbeitnehmer konsultiert werden, die geschäftlich viel unterwegs sind. So können Präferenzen und „pain points“ aufgedeckt werden und direkt in die Definition der Richtlinien einfließen.
Hat der Prozess erst einmal angefangen, kommt eine wichtige Faustregel zum Tragen:
Realistischer sein.
Hier lauert ein Don’t: Auf keinen Fall sollte ein Budget kalkuliert werden, das im Grunde utopisch ist. Beispielsweise sind 100 Euro für einen innereuropäischen Flug wünschenswert, aber nur selten buchbar. Beim Budget festlegen ist es daher wichtig, nicht zu hoch, aber auch nicht zu niedrig zu greifen. Dazu zählt auch jedes noch so kleine Detail zu bedenken. Ist das Frühstück in dieser Budgetvorgabe inbegriffen? Soll der Mietwagen mit einem Navi ausgestattet sein? Hier wird deutlich, dass die Punkte am besten per Buchungsgegenstand durchzugehen sind:
F L U G
Serviceklasse (Economy, Premium Economy oder Business), Tarifklasse (z.B. Flextarif inklusive Umbuchung und Stornierung oder aber Lighttarif exklusive Gepäckstück, Erstattung etc.), Sitzplatz inklusive (plus extra Beinfreiheit)? Darüber hinaus könnten beispielsweise pauschale Budgetgrenzen festgesetzt werden (z.B. maximal 250 Euro für innerdeutsche Flugreisen).
B A H N
ähnlich wie bei Flugreisen: Sparpreis oder Flexpreis? Sitzplatz inklusive? Erste oder zweite Klasse?
M I E T W A G E N
Gehobene Kategorie oder Mittelklasse? Extras (wie Navigationsgerät) inklusive? Eventuell an dieser Stelle auch bestimmen, ob öffentliche Verkehrsmittel Taxen vorgezogen werden sollen. Falls der Mitarbeiter den eigenen Pkw nutzt, klären, wie die angefallenen Kosten erstattet werden.
H O T E L
Kategorie (z.B. vier Sterne), Doppelzimmer, Frühstück inklusive, Stonierbarkeit, 24-Stunden-Check-in…
Zudem sollte geklärt werden, wie hoch das allgemeine Verpflegungsbudget liegen sollte und inwieweit Services wie Airbnb in Anspruch genommen werden können. In puncto Tarifklasse zeichnet sich ein weiteres Do ab: Buchungshistorie prüfen. Anhand der Anzahl an Umbuchungen und Stornierungen, die in der Vergangenheit angefallen sind, kann abgeleitet werden, welche Tarifklassen für wen Sinn machen.
Für wen was Sinn ergibt ist Teil eines weiteren Punkts auf der Checkliste: Team-Einteilung. Es lohnt sich grundsätzlich, Mitarbeiter in verschiedene Gruppe einzuteilen und diesen unterschiedliche Richtlinien zuzuordnen – sei es auch nur darauf bezogen, den leitenden Angestellten andere Weisungen vorzugeben.
Auch abzuwägen ist, welchen Mitarbeitern welche Entscheidungsgewalt und Freigaben zustehen. Beispielsweise wurde das Hotel-Budget auf 80 Euro pro Übernachtung festgelegt. Ein Mitarbeiter reist mitten in der Messezeit nach Hannover, wodurch das günstigste Hotelangebot bei 120 Euro liegt.
Wer entscheidet in diesem Fall, ob das Angebot angenommen oder eine andere Alternative gesucht werden muss? Letztlich gilt es, einen altbekannten und -bewährten Punkt einzuhalten: den Buchungsvorlauf. Um extreme Reisekostenschwankungen zu vermeiden, sollte ein gewisser Buchungstermin wahrgenommen werden, z.B. wenn möglich, muss die Reise bis zwei Wochen vor dem Meeting stehen.
Das Erstellen eines Leitfadens basiert also auf einigen Tipps, deren Umsetzung einen schnellen und ergiebigen Prozess zur Folge hat. Dabei müssen nicht alle To Do’s zwingend intern erfolgen. Viele der unten nochmals zusammengefassten Punkte, können bei Bedarf einfach an einen Geschäftsreisebüro oder einen digitalen Service abgegeben werden. Die Dienste, die beispielsweise Voya Travel übernehmen kann, sind unten stehend mit einem * gekennzeichnet und anschließend erklärt.
Die Basis der Travel Policy: Wer?
- Team-Einteilung (z.B. Gruppen gemäß Abteilungen einordnen und Führungsebene differenzieren).
- Freigaben: Ansprechpartner und Entscheidungsträger auswählen und kommunizieren – auch für Accounting-Fragen (siehe hier).
Die Buchung: Wann und Was?
- Prüfung der Buchungshistorie *
- Buchungsvorlauf kalkulieren *
- Budgets & Extras festlegen: Hotelübernachtungen, Apartment / Airbnb, Flügen, Bahnfahrten, Mietwagen (*)
…Und wozu nochmal?
Durch die Schaffung einer fixen Struktur wird der Geschäftsreiseprozess nicht nur einheitlich, sondern auch transparenter. Letzteres ist vor allem für den Stresspegel von Mitarbeitern und das Sparbestreben der Arbeitgeber von Vorteil. Damit beides nicht schon während der Formulierung einer Travel Policy herausgefordert wird, können einige wichtige Punkte einfach übermittelt werden.
Durch Erfahrung und Know-How erkennen Geschäftsreisedienste wie Voya anhand der Buchungshistorie ihrer Kunden schnell, welche Regeln und Budgets realistisch sind und Sinn ergeben – welche nicht – und zu welchem Zeitpunkt es sich lohnt, zu buchen.
Doch ob nun der externe Travel Agent, ein interner Mitarbeiter oder der Geschäftsreisende selbst bucht – die Vorgabe wichtiger Details bietet mehr als nur eine Orientierungshilfe: im besten Fall ist sie ein klarer Leitfaden, der den meist unförmigen Buchungsprozess schlichtweg in eine Buchung verwandelt.