Reisekostenabrechnung Teil 1: Verpflegungsmehraufwand
26. April, 2018
Was ist der Verpflegungsmehraufwand und wie wird er berechnet? Wer erstattet die Spesen und wie wird zwischen In- und Auslandsreisen unterschieden?
Markus Hansen lehnt sich in seinem Stuhl zurück und schaut verstohlen auf seine Uhr. Das Meeting mit seinem wichtigsten Klienten dauert schon eine Stunde länger als geplant. Innerlich seufzend, fokussiert er sich wieder auf die Diskussion am Tisch.
Markus ist auf Geschäftsreise in München. Der Workshop mit dem Kunden zieht sich in die Länge. Das bereitgestellte – und bezahlte – Mittagessen im Hotel wird er nicht zu sich nehmen können.
40 Minuten später verabschiedet er sich von seinen Kunden und macht sich mit grummelnden Magen auf die Suche nach einem Restaurant. Den Beleg wird er später bei seiner Reisekostenabrechnung einreichen.
Doch wie funktioniert der Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung genau?
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwände werden im Zusammenhang mit Dienstreisen genannt. Sie werden auch als Spesen, Auslöse oder Tagegeld bezeichnet. Im deutschen Steuerrecht wird davon ausgegangen, dass Geschäftsreisende unterwegs für die eigene Verpflegung mehr Geld zahlen müssen als zu Hause. Deshalb können dafür Pauschalsätze an den Geschäftsreisenden erstattet werden. Die entstandenen Verpflegungskosten müssen also in jedem Fall einen geschäftlichen Hintergrund haben.
Je nach Land und Dauer der Reise werden unterschiedliche Sätze angewandt. Diese Sätze ändern sich jährlich und werden zu Beginn des neuen Jahres vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) in einer Liste veröffentlicht.
Wer erstattet die Spesen?
Es gibt zwei Szenarien, wie der Geschäftsreisende seine Verpflegungsmehraufwände geltend machen kann:
Der erste Weg führt über den Arbeitgeber. Erstattet das Unternehmen dem Reisenden grundsätzlich die Kosten, muss dieser nur eine Reisekostenabrechnung machen und diese beim Arbeitgeber einreichen.
Übernimmt das Unternehmen die Verpflegungsmehraufwände nicht, hat der Dienstreisende die Möglichkeit, diese in der Einkommensteuererklärung anzugeben und erstattet zu bekommen.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand angewandt?
Bei der Ansetzung des richtigen Satzes wird zwischen In- und Auslandsreise sowie zwischen An-/Abreisetag und vollem Tag unterschieden.
Reisen innerhalb Deutschlands
Bei Reisen im Inland gelten folgende Verpflegungspauschalen: 24€ für jeden vollen Tag, den der Reisende unterwegs ist und 12€ für jeden An- und Abreisetag.
Der Geschäftsreisende hat sich morgens um 7 Uhr auf den Weg zum Kunden gemacht und kehrt abends erst um 20 Uhr nach Hause zurück. In diesem Fall gilt auch diese Zeit als Dienstreise. Generelle Voraussetzung dafür ist, dass sich der Geschäftsreisende mehr als 8 Stunden von zu Hause oder der ersten Tätigkeitsstätte entfernt. In einem solchen Fall werden ebenfalls 12€ berechnet.
Beginnt dieser Zeitraum am ersten Tag (z.B. abends) und endet am zweiten (z.B. frühmorgens), werden 12€ an dem Tag berechnet, an dem der Reisende länger unterwegs war.
Reisen ins Ausland
Im Abschnitt “Was ist der Verpflegungsmehraufwand?” haben wir bereits auf die Liste der Pauschsätze für Auslandsreisen vom Bundesministerium für Finanzen hingewiesen. Bei Auslandsreisen gelten die Werte aus dieser jährlich aktualisierten Liste.
Für Länder, die in der Liste nicht aufgeführt werden, muss der Wert für Luxemburg genutzt werden. Für nicht erfasste Übersee- oder Außengebiete ist der Pauschalbetrag für das Mutterland maßgebend.
Wie wird die Pauschale richtig gekürzt?
Grundsätzlich gilt: Habe ich ein Frühstück im Hotel mitgebucht, wird der Betrag meiner Verpflegungspauschale um 20% von der Ganztagespauschale gekürzt. Innerhalb Deutschlands bedeutet das: 4,80€ werden vom Pauschalbetrag des Tages abgezogen. Dieses gilt auch, wenn ich am Abreisetag ein Frühstück gestellt bekomme:
Regulärer Reisetag
Verpflegungspauschale: 24,00€
Abzug Frühstück 20%: 4,80€
Abreisetag
Verpflegungspauschale: 12,00€
Abzug Frühstück 20%: 4,80€ (auch in diesem Fall sind 24€ die Grundlage der Kürzung)
Mittag- und Abendessen werden mit jeweils 40% gekürzt. Es ist nicht möglich Pauschalen unter 0€ zu kürzen.
Beispiel:
Markus reist am Mittwoch für den Workshop in München an und am Freitag wieder ab. Am Donnerstag bekommt er ein Mittag- und ein Abendessen gestellt, am Freitag Frühstück und Mittagessen und am Samstag ein Frühstück.
Mittwoch
Verpflegungspauschale 12,00€
Abzug Mittagessen 40% -9,60€
Abzug Abendessen 40% -9,60€
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0,00€
Donnerstag
Verpflegungspauschale 24,00€
Abzug Frühstück 20% -4,80€
Abzug Mittagessen 40% -9,60€
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9,60€
Freitag
Verpflegungspauschale 12,00€
Abzug Frühstück 20% -4,80€
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7,20€
Er würde damit für diese drei Tage 16,80€ Verpflegungspauschale erhalten. Doch wie wird sein verpasstes Mittagessen behandelt?
Da er durch den Kundentermin das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mittagessen nicht essen konnte, reicht er die Rechnung vom Mittagessen ein. Seine Tagespauschale wird um 40% (9,60€) gekürzt.
Gehen wir davon aus, dass das Mittagessen 14€ gekostet hat und Markus’ Arbeitgeber nur die Hälfte dieser Kosten übernimmt. In diesem Fall kann eine Kürzung der Kürzung erfolgen. Konkret bedeutet dies, dass die selbstbezahlten 7€ von der Kürzung abgezogen werden können: 9,60€ – 7,00€ = 2,60€. Die Verpflegungspauschale wird in diesem Fall nur um 2,60€ gekürzt.
Kostet das Mittagessen hingegen 30€ und es wird nur die Hälfte vom Arbeitgeber bewilligt, werden die verbleibenden 15€ von der Kürzung abgezogen. 9,60€ – 15,00€ = 0,00€. In diesem Fall wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt. Es wird aber auch nicht über die 9,60€ hinaus erstattet.
Markus’ Mittagessen hat 8€ gekostet, weshalb seine Tagespauschale nur um 1,60€ gekürzt wird. Die Quittung dafür steckt er zu seinen Unterlagen in die Aktentasche, um sie am Montag in die Buchhaltung zu bringen.
TL;DR
Innerhalb Deutschlands werden für jeden vollen Tag 24€ und für jeden An- und Abreisetag 12€ berechnet. Die Tarife für Auslandsreisen werden jährlich aktualisiert. Die Auslandspauschalen für 2018 können hier heruntergeladen werden.
Frühstück wird mit 20% vom Tagessatz für 24h berechnet und Mittag- und Abendessen jeweils mit 40%.