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Produktivität auf Dienstreisen: Wie Sie ihre Zeit optimal nutzen

5 Tipps für mehr Produktivität auf Dienstreisen: Wie Sie ihre Zeit optimal nutzen

18. September, 2017

Wenn es um Produktivität auf Dienstreisen geht, können schon kleine Dinge einen großen Unterschied machen. Das Teambuilding-Event am Abend etwa oder leichtes (bzw. gar kein) Gepäck. Mit diesen Themen, Tipps und Apps bereiten Travel Manager ihre Mitarbeiter auf jede Dienstreise vor…

 

 

Der erste Schritt aus dem Flieger, das erste Einatmen der Luft einer weit entfernten, fremden Stadt. Während Urlauber in diesem Moment ein aufregendes Kribbeln durchfährt, verspüren viele Dienstreisende vor allem eins: Stress. Welcher Termin steht als erster an? Wo werde ich erwartet und wie komme ich dorthin? Fragen, die den Reiz des Reisens, des Neuen, leicht überschatten. Und den Betroffenen unnötig viel Energie rauben.

 

Deswegen bedeuet dieser erste Schritt für Dienstreisende oft, das Smartphone zu zücken und Apps wie MyTaxi oder Uber zu öffnen. Die Navigation durch eine unbekannte Umgebung wird so an einen ortskundigen Fahrer delegiert. Praktisch sind diese Optionen allerdings oft nur für Mitarbeiter, nicht für ihre Arbeitgeber. Je nach Ausrichtung der Travel Policy, können Entscheidungen wie diese schnell mehr Kosten und weniger Kostentransparenz bedeuten.

 

Vermeiden lässt sich dies ganz einfach durch eine entsprechende Vorbereitung der Mitarbeiter. Indem diesen ein paar Tipps an die Hand gegeben werden, lässt sich nicht nur der Stresspegel senken, sondern gleichzeitig auch die Produktivität erhöhen.

 

5 Tipps für mehr Produktivität auf Dienstreisen

Mobiles Office

In Zusammenhang damit steht beispielsweise die Software Google Chrome Remote Desktop. SIe ermöglicht es Mitarbeitern, unterwegs auf einen leistungsstarken Bürocomputer zuzugreifen. So reicht ein leichtes Tablet oder ein energiesparender Laptop im Gepäck. Teure, empfindliche Technik bleibt gesichert im Büro oder Zuhause zurück.

 

Mut zu “Me Time”

Um die Produktivität auf Dienstreisen zu steigern, können nach Möglichkeit auch  Team Building Events oder Enstpannungstermine wie Spabesuche eingeplant werden.

Sarah Lütjens, Vielfliegerin und Account Managerin bei Voya, legt diese bestenfalls schon im Voraus fest: “Wenn ich mit Kollegen reise, halte ich mir immer auch einen Abend für Team Building frei. Das nimmt etwas Druck von der Dienstreise und ist immer eine willkommene Abwechslung.”

 

Auch Zeitfenster für Fitnessstudiobesuche bestimmt Sarah im Voraus. So stellt sie sicher, dass sie die Balance zwischen Meetings und Bewegung einhält.

 

Gerade dieser Ausgleich wiegt schwer hinsichtlich der Produktivität auf Dienstreisen. Um die Gesundheit und somit die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern, sollten Travel Manager beispielsweise Unterkünfte mit Fitness-Angeboten in ihren Richtlinien einschließen.

 

Angesprochen werden können außerdem Themen wie gesunde Ernährung und ausreichend Schlaf oder Hilfsmittel wie Fitness-Apps. Mehr Infos dazu und andere konkrete Tipps haben wir hier zusammengetragen.

 

Smart Zeit sparen: Auch diese Apps steigern die Produktivität auf Dienstreisen

Produktivität auf Dienstreisen schließt immer auch einen hohen Grad an Mobilität ein. Indem lästige To-Do’s wegfallen oder die Orientierung an einem fremden Ort erleichtert wird, sparen Mitarbeiter Zeit ein. Im Umkehrschluss können sie mehr davon in berufliche Aufgaben investieren, bzw. ihre Energiespeicher durch Leerlaufzeiten aufladen.  

 

Gepäckloses Reisen

Gepäckabgabe? Für die meisten Business Travellers ein Fremdwort. Beruflich reisen sie schon längst nur mit Handgepäck. So sparen sie sich lange Wartezeiten und umgehen das Risiko des Verlusts. Ohne eine Vielfliegerkarte bleibt jedoch der “Run” am Gate: Ein Sitzplatz bedeutet nicht gleich Platz fürs eigene Handgepäck.

 

Indes bedeuten Apps wie DUFL or AirPortr (nur via London) Reisen ohne jegliches Gepäck. Nutzer wählen in ihrem “virtual closet” die Dinge aus, die sie mitnehmen möchten. Diese werden für sie gepackt und per FedEx bis ins gewählte Hotel versandt. Für Reisende bedeutet das (laut Anbieter): Drei bis fünf Stunden Zeitersparnis pro Trip.  

 

Vom Besucher zum Local

Weil sich Mitarbeiter in fremden Städten nicht auskennen, fallen oft nicht nur die Transportkosten höher aus, sondern auch die Verpflegungsbelege. In der Gastronomie-App The Fork von Tripadvisor werden Nutzern die kulinarischen Hotspots der Stadt inklusive spezieller Deals und Rabatte angezeigt. Auch die direkte Tischreservierung ist in der App möglich.

 

Around me bildet neben Restaurants und Cafes quasi alles ab, was sich in der Umgebung befindet und von Nutzen sein könnte, wie z.B. Bankautomaten, Postfilialen und Reinigungen.

 

Erfolgreich navigieren

Um auf Taxidienste verzichten zu können, benötigen Dienstreisende Hilfsmittel zur Orientierung im meist unübersichtlichen Nahverkehrsdschungel der Großstädte.  Moovit nennt sich der allround-Guide für öffentliche Verkehrsmittel. Die App gibt Live-Auskünfte für Bus, S- und U-Bahn sowie für Fußwege in mehr als 100 Städten weltweit.

 

Die Navigation in einer fremden Stadt wird durch Sprachbarrieren oft zusätzlich erschwert. Eine neue Funktion der Google Translate App umgeht diese jetzt noch einfacher und schneller: Statt des Eintippens reicht das Fotografieren eines z.B. unverständlichen Verkehrsschildes ab sofort aus, um die Bedeutung der abgebildeten Worte herauszufinden.

 

Eine sichere Alternative zur Orientierung in einer anderen Stadt bietet die App MAPS.ME, die die Offline-Nutzung von Karten ermöglicht. So ist der Reisende unterwegs nicht auf eine gut funktionierende Internetverbindung oder einen hohen Akkustand angewiesen.

 

Eine klare Ausnahme im Alltag des Dienstreisenden, für den schnelle Internetverbindungen essentiell sind. Nicht – oder fast noch schlimmer: nur schwer erreichbar zu sein – zehrt an den Nerven und wird auf Geschäftsreisen zur absoluten Belastung. Auch für jene am Firmenstandort, die auf regelmäßige Updates von den reisenden Mitarbeitern angewiesen sind.

 

Mehr zu dem Thema liest du in unserem Artikel “Mobiles Internet auf Dienstreisen – So bricht die Verbindung nicht ab”.

 

 

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