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Mann wartet während der Geschäftsreise, weil der Flug gestrichen wurde, oder die Bahn verspätet ist.

Flug gestrichen, Bahn verspätet? Wir zeigen den richtigen Umgang

19. Dezember, 2017

Schwierigkeiten im Zeitplan auf Geschäftsreisen

Die Abläufe auf Geschäftsreisen sind meist eng getaktet. Sollte ein Flug gestrichen werden oder die Bahn verspätet sein, gerät die Zeitplanung in Schwierigkeiten. Hierfür ist es wichtig, auf solche Zwischenfälle vorbereitet zu sein. Dazu gehört nicht nur die schnelle Handlungsalternative, sondern auch die Kenntnis über die entstehenden Ansprüche gegenüber den Reisedienstleistern.

Dies kann jedoch nicht nur durch Fremdeinwirkung vorkommen. Auch fehlerhafte Planung kann den Zeitplan der Geschäftsreise durcheinander bringen. Wir zeigen Ihnen auf, was Sie tun können, um Katastrophen bestmöglich zu vermeiden.

Der Domino-Effekt bei Verzögerungen

Es gibt viele Gründe, wieso ein noch so perfekter Zeitplan aus den Fugen geraten kann. Mit Sicherheit haben Sie schon einmal erlebt, was wir an dieser Stelle als „Domino-Effekt“ bezeichnen möchten.

Ein Telefonat mit dem Kunden dauert länger als geplant, das Meeting verschiebt sich um eine Viertelstunde oder das Kartenlesegerät beim Geschäftsessen funktioniert nicht – oft sind es kleine Zeitdiebe, die sich letztlich zu einer handfesten Verspätung aufsummieren.

Verpassen Sie deshalb Ihren Flug oder ein anderes Verkehrsmittel, handelt es sich um Eigenverschulden – auch wenn es sich vielleicht nicht so anfühlen mag.

Lösungsstrategie für den Domino-Effekt

Kleine Verzögerungen lassen sich auf einer termingespickten Geschäftsreise nie komplett ausschließen. Ein gewisser Zeitpuffer ist daher mit Sicherheit ohnehin schon eingeplant worden. Während der Reise sollten unbedingt ein Deadline-Dokument mit sich führen – entweder digital oder in Papierform. Auf diesem ist beispielsweise aufgeführt, wann Sie sich spätestens in Richtung Flughafen aufbrechen müssen, um Ihren Flug gerade noch so zu erwischen.

Auf diese Weise fällt es Ihnen leichter, den Grad der Schwere der Verspätung einzuschätzen. Takten Sie Ihre Reise im Bestfall so minutiös wie nur möglich durch, um den aktuellen Stand der zeitlichen Verzögerung jederzeit gut erfassen zu können.

Hier sind einige weitere Tipps, die Ihnen den lästigen Domino-Effekt ersparen können:

Kurze Wege am Zielort

Legen Sie an Ihrem Reiseziel so wenig Strecke wie möglich zurück. Gerade Taxifahrten können – bei ungünstiger Verkehrslage – Ihren kompletten Zeitplan durcheinanderbringen. Wählen Sie Übernachtungsmöglichkeiten und Treffpunkte mit den Kunden, die in unmittelbarer Nähe zum Flughafen oder Bahnhof sind. Idealerweise halten Sie sich in der Nähe von strategisch sinnvollen Knotenpunkten auf, sodass Sie zum Beispiel nach dem Verpassen der Bahn zum Flughafen noch auf ein anderes Verkehrsmittel zurückgreifen können, das in unmittelbarer Nähe erreichbar ist.

Zeitkritische Aktivitäten trennen

Achten Sie darauf, dass Sie auf Ihrer Geschäftsreise zeitlich kritische Aktivitäten möglichst voneinander trennen. Zu diesen zählen beispielsweise:

  • Fahrten im Straßenverkehr, mit dem ÖPNV etc.
  • Kundentermine in Restaurants, Cafés etc.
  • Konferenzen und Meetings, an denen viele Personen teilnehmen

Im Idealfall könnte ihr Zeitplan (wenn auch stark vereinfacht) so aussehen:

  1. Ankunft am Münchener Flughafen (geplant: 11 Uhr)
  2. Telefonat mit Geschäftspartner A (geplant: 11:30 Uhr)
  3. Business-Lunch und anschließendes Meeting mit Geschäftspartner B (geplant: 14:00)
  4. Telefonat mit Geschäftspartner C (geplant: 18:00)
  5. Abflug nach Hamburg (geplant: 21:00)

Die zeitkritischsten Vorgänge sind der Transfer vom Münchener Flughafen zum Treffpunkt mit dem Kunden, die Rückfahrt am Abend und der Business-Lunch. Die Telefonate mit den anderen Geschäftspartnern können im Notfall unabhängig vom Ort geführt werden. Das Gespräch mit Geschäftspartner C könnte zum Beispiel erst nach dem Einchecken stattfinden, wenn Sie sich mit Ihrer Bordkarte bereits sicher und entspannt am Gate befinden und keinen Zeitdruck mehr haben.

Verspätungen von Verkehrsmitteln

Kommt die Bahn verspätet oder ist der Flug gestrichen, können Sie in besonders gravierenden Fällen unter Umständen gewisse Ansprüche durchsetzen. Konkret bedeutet dies, dass Sie finanziell für Ihre Wartezeit entschädigt werden.

Das hilft Ihnen jedoch logischerweise nicht dabei, Geschäftstermine einzuhalten und / oder Anschlussverkehrsmittel zu erreichen. Allerdings steht die monetäre Entschädigung tatsächlich Ihnen als Reisendem zu – auch wenn das Ticket im Namen Ihrer Firma gebucht wurde. Dennoch sollten Sie in den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens nachschlagen oder den Dialog suchen, bevor Sie die Verspätungsprämie ungefragt einstreichen.

Flug gestrichen oder Bahn verspätet – welche Passagierrechte greifen?

Bei einem kompletten Flugausfall, haben Sie prinzipiell das Recht auf eine volle Erstattung des Ticketpreises, den Rücktransfer zum Abflugort oder den alternativen Transfer zum Zielort. Bei einer Flugzeitverspätung Entschädigung zu fordern, beginnt hingegen erst ab einer Wartezeit von mindestens drei Stunden Aussicht auf Erfolg zu versprechen. Zeit geht Ihnen dabei in jedem Falle verloren. Weitere Infos finden Sie auf dieser Seite: Passagierrechte
Der komplette Bahnausfall kommt erheblich seltener vor, als es bei Flügen der Fall ist. In einem solchen Fall ist zudem die Umbuchung auf einen folgenden Zug einfacher. Dafür sind – insbesondere aufgrund der zahlreichen Zwischenstopps – häufiger Verzögerungen möglich, die sich im Laufe der Fahrt eher summieren, als dass diese aufgeholt werden können.

Ist eine Bahn verspätet, können Sie in der Regel ab einer Wartezeit von 60 Minuten auf eine Entschädigung hoffen. Dies bringt Ihnen jedoch auch nicht die verlorene Zeit zurück.

Im Ernstfall Reise-Experten kontaktieren

In der Drucksituation können Sie vermutlich nicht schnell genug alle möglichen Handlungsalternativen evaluieren. Daher ist es in einem solchen Fall praktisch, auf externe Unterstützung vertrauen zu können.

Der Blick aus der „Vogelperspektive“ erfordert einiges an Know-How, sodass Sie diese Aufgabe am besten an Experten auf diesem Gebiet übertragen sollten. Der Travel-Manager Ihres Unternehmens oder ein Experte im Reisebüro können Sie dabei unterstützen, schnellstmöglich ein alternatives Verkehrsmittel ausfindig zu machen. So kann eingeschätzt werden, ob die von der Fluggesellschaft angebotene Alternative, die beste Lösung darstellt oder ob die Einhaltung des Reiseplanes mit einem anderen Transportmittel besser gewährleistet werden kann.

Fehlende Hotel Kostenübernahme oder Mängel in der Unterkunft

In der Regel erwarten Sie nicht, dass Sie während einer Geschäftsreise plötzlich an der Hotelrezeption zur Kasse gebeten werden. Damit Sie Ihr Zimmer trotzdem schnellstmöglich beziehen können – oft drängt ja bereits der nächste Termin – sollten Sie die nötigen Unterlagen jederzeit griffbereit zur Verfügung haben und an das Hotel senden können. Neben dem digitalen Vorliegen der Dateien, kann auch ein Sicherheitsabzug im Koffer nie schaden. Die meisten Hotels bieten ein hauseigenes Formular an, indem die Kostenübernahme durch Ihre Firma erklärt werden kann. Im Zweifel lohnt ein vorheriger Anruf, um zu klären, ob alle Formalitäten eingehalten wurden.

Auch den Bezug einer anderen Unterkunft – z.B. wegen kurzfristiger Änderungen im Reiseplan oder dem Ausfall eines Verkehrsmittels – sollten Sie bereits im Vorfeld in Ihre Planungen mit einbeziehen. Suchen Sie sich vor Reiseantritt bereits mögliche Alternativen, die Sie im Notfall beziehen können. Fliegen Sie z.B. über Frankfurt nach Amerika, sollten Sie sicherheitshalber nach Hotels in Frankfurt Ausschau halten. So sind Sie im (unwahrscheinlichen) Falle eines Flugausfalls bestens gerüstet.

Übrigens: Das Beschwerdemanagement können Sie über einen externen Anbieter abwickeln. Verschwenden Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Reklamationen von Mängeln, sondern kontaktieren Sie Ihren persönlichen Reiseberater, der einen Beschwerdebrief verfasst und Ihre Angelegenheiten regelt, während Sie im Meeting mit dem Kunden sitzen.

Fazit – genaue Planung und externe Hilfe sind die Lösung für Reiseprobleme

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass eine Geschäftsreise aufgrund Ihrer engen Taktung besonders anfällig für zeitliche Verzögerungen ist. Gerade deshalb hat sich gezeigt, dass das Hinzuziehen einer externen Kontaktperson von wichtiger Bedeutung sein kann um kleinere und größere Katastrophen mit Expertise und fachlichem Know-How abzuwenden.

Sie können nicht alle Eventualitäten im Voraus erfassen und für jedes Szenario eine Handlungsalternative bereitlegen. Stattdessen benötigen Sie einen Partner, der Ihnen während der Reise stets mit Rat und Tat zur Seite steht.

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