Dienstreisen in die USA – Was muss ich beachten?
9. September, 2017
ESTA, Staatsbürgerschaft und e-Reisepass: Die Era Trump ist angebrochen, die Bedingungen für deutsche Reisende bleiben zunächst wie sie sind. Bedeutet: Im Vorfeld von Dienstreisen in die USA muss weiterhin einiges geprüft werden. Einen Überblick über alle Bedingungen für eine visumfreie Einreise geben wir hier.
Visumfreie Dienstreisen in die USA: Alle Voraussetzungen auf einen Blick
Für deutsche Dienstreisende hat sich grundsätzlich nichts geändert, seitdem Trump das Präsidentenamt inne hat. Nach wie vor benötigen sie prinzipiell kein Visum, sondern können im Rahmen des “Visa Waiver Program” (VWP) in die USA einreisen. Ihnen ist dann ein Aufenthalt von bis zu 90 Tagen gestattet, eine Verlängerung ist nicht möglich. Hier gelten jedoch einige wichtige Voraussetzungen.
ESTA-Antrag
Zunächst müssen Dienstreisende (wie auch Touristen) durch ESTA (Electronic System for Travel Authorization) autorisiert werden. Der Antrag sollte bestenfalls so früh wie möglich, kann aber generell jederzeit vor Reiseantritt online ausgefüllt werden. Dabei wird die Kreditkartenzahlung einer Bearbeitungsgebühr fällig.
Die jeweiligen Abteilungen der “Homeland Security” (DHS) und der “Customs and Border Protection” (CBP) entscheiden schließlich darüber, ob der/die Antragsteller/in für eine Reise in die USA berechtigt ist. Allerdings bedeutet ein genehmigter ESTA-Antrag keine Garantie: Am US-Ankunftsort tätige Mitarbeiter des DHS oder CBP können Reisenden den Zutritt immer noch verweigern.
Staatsbürgerschaft
Sichergestellt wird hier auch, dass der/die Antragsteller/in nicht auch Staatsbürger des Irak, Iran, Sudan oder von Syrien ist – sondern lediglich aus einem der hier aufgeführten Länder stammt.
Doch schon ein temporärer Aufenthalt von z.B. deutschen Staatsbürgern in einem der genannten Länder führt zum Ausschluss vom VWP. Hinzu kommen Trips nach Libyen, Somalia und Jemen nach März 2011. Ausnahmen gelten für Reisen mit diplomatischem oder militärischem Hintergrund.
Elektronischer Reisepass
Abgesehen vom ESTA-Verfahren und der speziellen Staatsbürgerschaft, ist die Nutzung des VWP seit April 2017 an die Führung eines elektronischen Reisepasses geknüpft – sofern der Pass am oder nach dem 26. Oktober 2006 ausgestellt wurde. Erkennbar ist er an einem charakteristischen Symbol auf der Vorderseite (siehe Bild rechts).
Der e-passport verfügt über einen Chip, der den Beamten am Flughafen etc. in Sekundenschnelle Informationen über Name, Herkunft und Geburtsdatum anzeigt. Ebenfalls ist hier ein digitales Foto inklusive biometrischer Daten enthalten. Auf diese Weise erschwert der e-passport Identitätsbetrug, Fälschungen und andere Delikte.
Vorsicht bei bezahlten Tätigkeiten
Um für das Visa Waiver Program zugelassen zu sein, müssen Dienstreisende weiterhin einige Regeln hinsichtlich der Art ihrer geschäftlichen Aktivitäten beachten.
Das Programm schließt beispielsweise Verhandlungen mit Geschäftspartnern und den Besuch von Wissenschafts-, Bildungs- oder Geschäftskonferenzen ein. Auch Weiterbildungen und Vertragsverhandlungen fallen darunter.
Bei Dienstreisen in die USA sind lediglich jene Tätigkeiten ausgeschlossen, für die der/die Dienstreisende Geld aus einer US-Quelle bezieht – mit der Ausnahme von an den Aufenthalt gebundener Nebenkosten.
Im Detail nachzulesen sind die Unterscheidungen in diesem Dokument des Außenministeriums. Hier ist beispielsweise aufgeführt, welche Visa und Schritte nötig werden, falls ein/e Dienstreisende/r während des Aufenthalts Gehälter aus den USA bezieht – beispielsweise im Rahmen eines temporären Jobs, einer Weiterbildung, eines Praktikums oder Forschungsprojekts.
Was von Trump veranlasste Einreisebeschränkungen angeht, so trifft der Supreme Court diesen Herbst seine finale Entscheidung. Bislang können Bürger aus den Ländern Libyen, Sudan, Jemen, Somalia, Iran und Syrien von der Einreise abgehalten werden. Es sei denn, sie haben vertrauenswürdige Kontakte zu Personen oder Institutionen in den USA. Soweit das vorläufige Urteil des Bundesgerichtshofs.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann die Dienstreise losgehen. Welche Bedürfnisse Deine Mitarbeiter dabei haben und was Deine Travel Policy damit zu tun hat, liest du in diesem Artikel. Wann geschäftliche Tätigkeiten während des Trips aus arbeitsrechtlicher Sicht zu vergüten sind und wann nicht, erläutern wir hier.