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business traveler at the airport

14 Tipps für die Geschäftsreise

3. Januar, 2018

Während der typische Urlauber beim Wort Reisen vor allem an Urlaub, Sonne und Relaxen denkt, assoziieren Geschäftsleute berufliche Verpflichtungen, Termine und Meetings: Wo steht mein erstes Treffen an? Habe ich alle Unterlagen für die Verhandlungen dabei? Hat die Kostenübernahme für das Hotel funktioniert?
Mit einem guten Reisemanagement lässt sich die Reise entspannter gestalten. Dabei können unsere Tipps helfen, den Stress auf Ihrer nächsten Geschäftsreise zu reduzieren – um den Fokus und die Produktivität auf die wirklich wichtigen Dinge zu lenken.

Vor der Geschäftsreise

1. Packen für die Geschäftsreise

Egal ob Sie mit Carry-On oder Aufgabegepäck reisen – packen müssen Sie Ihren Koffer in jedem Fall. Dabei gilt es, so viel Platz wie möglich zu sparen, um mehr Dokumente, Kleidung oder Messematerialien unterzubekommen und angenehmer vor Ort reisen zu können.

Experten verweisen hierbei auf die “Rolltechnik”, die es Geschäftsreisenden erlaubt, Kleidungsstücke komprimiert und platzsparend zu verstauen. Außerdem lohnt es sich, potentielle Leerräume – beispielsweise in Schuhen – mit kleinen Stücken vollständig auszufüllen.

Als echter Geheimtipp gilt die Animation des Heathrow Airports. Das Video „How To: Pack Like a Pro“ wurde mittlerweile weit über 3,5 Millionen Mal angeklickt und dient als Vorlage für die perfekte Ausnutzung des Koffervolumen.

2. Sichtbare Koffermarkierung & TSA-Schloss

Sparen Sie Zeit am Gepäckband, indem Sie eine sichtbare Markierung an Ihrem Koffer anbringen. Es muss nämlich nicht der auffällige, rote Koffer sein, um das Gepäck schnell zu finden – ein Koffergurt reicht. Den können Sie schnell abnehmen und wieder verstauen. Damit ersparen Sie sich die Anstrengung, das eigene Stück jedes Mal aufs Neue von den anderen Koffern unterscheiden zu müssen.

Zuweilen sieht sich die Security gezwungen aufgrund eines Anfangsverdachts den Koffer zu öffnen – selbst, wenn die Fluggäste hierzu theoretisch keinen Grund geliefert haben.

Vor allem die Vielflieger unter den Business-Travelern profitieren deshalb von einem TSA-Schloss am Koffer. Flughafenmitarbeiter öffnen diese Gepäckstücke mit einem Universalschlüssel, statt sie gewaltsam aufzubrechen: Sie können also anschließend wieder ganz normal weiterverwendet werden.  

3. Strom – wann immer Sie ihn brauchen

Das Problem kennen die meisten Menschen, die auf Geschäftsreisen sind. Der Akku des Laptops, Tablets oder Handys ist mal wieder genau dann leer, wenn er am nötigsten gebraucht wird. Eine Steckdose ist nicht in erreichbarer Nähe. Dabei wollten Sie doch noch schnell einen Blick auf die Agenda Ihrer Veranstaltung werfen. Besorgen Sie sich einfach einen Extra-Akku. Die externen Stromspeicher sind bereits für wenig Geld im Handel erhältlich und sorgen im richtigen Moment für Strom.

Zudem sind mittlerweile praktische Carry-On-Koffer erhältlich, die bereits einen portablen Akku integriert haben. Alternativ lässt sich dieser Akku auf Knopfdruck entfernen und vom Koffer lösen. Somit haben Sie auch während der Reise immer den nötigen Strom für ihre Elektrogeräte bei sich.

4. Vorsicht mit Laptops und Tablets bei USA-Reisen

Geschäftsreisende, die aus dem Nahen Osten, der Türkei und Nordafrika in die USA reisen möchten, müssen bei ihren elektronischen Geräten besondere Vorsicht walten lassen. Aufgrund der Befürchtung von Sprengstoffattacken verbot die amerikanische Regierung von zehn Flughäfen der genannten Regionen die Mitnahme von Laptops und anderen Geräten im Handgepäck. Sie müssen stattdessen am Check-in-Schalter aufgegeben werden.

Grundsätzlich bleibt das Mobile Office auf Flügen in die USA, mit Ausnahme der bisher betroffenen Airports, zwar erlaubt: Dennoch haben sich Business-Traveler hier auf umfangreiche und damit längere Kontrollen an der Sicherheitsschleuse einzustellen.

5. Business Travel – sorgen Sie für einen entspannten Zeitrahmen

Nichts löst mehr Hektik aus als ein straff geplanter Zeitrahmen. Die einzelnen Etappen der Reise sollten so geplant werden, dass zwischendurch noch Zeit für eine Tasse Kaffee bleibt. Zwischen Taxifahrt und Bahnfahrt sollte mindestens eine halbe Stunde liegen. Am Flugplatz muss Zeit für Check-In, Gepäckaufgabe und den Sicherheitscheck eingeplant werden.

Schauen Sie auf der Website oder in der App Ihres Abflughafens nach, ob die aktuelle Wartezeit vor der Sicherheitskontrolle angezeigt wird. Der Hamburger Airport bietet diesen Service beispielsweise an: https://www.hamburg-airport.de/de/abflug.php

Andere Flughäfen:
Köln-Bonn: http://www.koeln-bonn-airport.de/fluege/abflug-ankunft.html
Kopenhagen: https://www.cph.dk/en/
Frankfurt Airport: In der App unter “Wartezeiten”
Helsinki: https://www.finavia.fi/en/helsinki-airport/terminals/security_control/

Lesen Sie zur Zeitplanung auf Geschäftsreisen auch unseren neuen Blogartikel!

6. Prävention ist alles – dem Jetlag entgegenwirken

Eines der häufigsten Problemen auf Geschäftsreisen: der Jetlag. Er ist nicht nur ein echter Produktivitätskiller, sondern sorgt gleichzeitig auch für ein schlechtes Wohlbefinden des Geschäftsreisenden.

Zur Vorbeugung kann es helfen, früher schlafen zu gehen – zumindest dann, wenn die Reise gen Osten geht. Dann nämlich verkürzt sich der Tag. Mit einem früheren Zubettgehen im Vorfeld wirken Geschäftsreisende der dadurch eintretenden Beeinträchtigung des Körpers effektiv entgegen. Bei einer Reise in den Westen gilt das genaue Gegenteil, länger wach bleiben ist dann der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie zusätzlich darauf, genug zu trinken und ernähren Sie sich gesund. Das sorgt dafür, dass Ihr Körper leichter mit der Zeitumstellung zurechtkommt.

7. Sicherheit

Sie sind in gefährlichen Gegenden für Ihr Unternehmen unterwegs? Erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber nach den Standardprozeduren in diesen Fällen und werfen Sie einen Blick in die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens. Darin sollte festgehalten werden, welcher Ansprechpartner im Notfall persönliche Dokumente schickt und einen Anwalt oder Arzt organisiert. Müssen Sie sich zu bestimmten Uhrzeiten mit Ihrem Standort “einchecken”, damit sichergestellt werden kann, dass es Ihnen gut geht? Auch das finden Sie in der Regel in der Travel Policy.  

Die App “Sicher reisen” vom Auswärtigen Amt gibt zusätzlich Auskunft über Ihr Reiseland, gibt Tipps für Notfälle, Adressen der deutschen Vertretungen im Ausland und die aktuellen Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts zum jeweiligen Land.

Während der Geschäftsreise

8. Orientierung unterwegs

Sie sind in einer fremden Stadt, es ist früher Morgen und Sie wollen einen Kaffee. Wo ist das nächste Café oder die nächste Bäckerei? Sie sind mit dem Mietwagen unterwegs und die Tanknadel nähert sich dem roten Bereich. Wo ist die nächste Tankstelle?

Abhilfe schafft in solchen Fällen in der Regel Google Maps. Auch ohne Internetzugang können zuvor heruntergeladene Offlinekarten als Orientierung verwendet werden.

9. Bewegung und Sport gegen Stress

Idealerweise achtet der Travel Manager während Buchung auf ein ansprechendes Sportangebot im Hotel. Bewegung und der Besuch im Kraftraum helfen, gesund und fit zu bleiben. Selbst bei einem vollgepackten Terminplan empfiehlt es sich, Freiräume für sportliche Aktivitäten zu schaffen. Dadurch verschaffen Sie sich den nötigen Ausgleich, der Ihnen Energie für die wichtigen Meetings auf den Geschäftsreisen gibt.

10. WLAN – wann immer Sie mögen

Wer im Flieger angekommen ist, braucht sich auch auf der Geschäftsreise nicht zu langweilen. Das mobile Office, bestehend aus einem leichten Tablet oder einem energiesparenden Laptop, hilft dabei, unterwegs produktiv zu bleiben.  

Und wie sieht es eigentlich mit dem WLAN aus? Auf dem Hotelzimmer sollte eine drahtlose Verbindung zum Internet selbstverständlich sein. Probleme ergeben sich jedoch häufig bei der Geschwindigkeit. Abhilfe schafft hier unter Umständen ein portabler WLAN-Router oder WLAN-Stick, einsetzbar auch auf dem Flughafen oder im Zug.

Mittlerweile gibt es fast überall in Cafés oder Restaurants kostenfreies Internet, so dass Sie vor Ort auch hier eine alternative Verbindung zum Internet bekommen können.

11. Finden Sie Ihr Mietauto wiederAuf Geschäftsreise den Mietwagen wiederfinden – Screenshots aus Googlemaps

Ihr Hotel liegt in einer sehr zentralen Gegend und Sie müssen folglich Ihren Mietwagen in einer entfernten Seitenstraße parken? Mit dieser versteckten Funktion von Google Maps stellt das kein Problem dar und Sie können Ihren Mietwagen auch in fremden Städten jederzeit wiederfinden.

Für den Fall, dass Sie Ihren Mietwagen nicht vor Ihrem Hotel parken können, sondern auf die Seitenstraßen ausweichen müssen, hilft eine versteckte Funktion von Google Maps Ihnen dabei, Ihren Mietwagen auch in fremden Städten jederzeit wiederzufinden.

Starten Sie Ihr GPS und öffnen Sie Google Maps auf Ihrem Smartphone. Tippen Sie auf den blauen Punkt, der Ihren Standort markiert. Es öffnet sich ein neues Menü, über das Sie den aktuellen Standort einfach als Parkplatz speichern können.

Egal wo Sie dann unterwegs sind, können Sie sich immer wieder zu Ihrem Mietwagen führen lassen.

12. Unterhaltung während der Reise wirkt entspannend

Legen Sie während der Reise die Geschäftsunterlagen – wenn möglich – auch mal zur Seite. Dank Podcasts oder Offline-Playlists, die Sie vor der Reise heruntergeladen haben, können Sie sich entspannt zurücklehnen und zwischendurch abschalten. Dabei funktioniert diese Entspannungsmethode ganz ohne Wifi-Verbindung. Der Vorteil: Geschwätzige Nachbarn werden einfach und entspannt ausgeblendet.

13. Bleiben Sie auf dem Laufenden

Die Organisatoren von Messen oder Konferenzen veröffentlichen lange vor der Veranstaltung einen individuell für dieses Event vergebenen Hashtag auf ihrer Webseite. Dadurch ist es leichter die neuesten Informationen für das Ereignis in den sozialen Medien, wie beispielsweise auf Twitter zu finden. Nutzen Sie diese Information, um bezüglich Ihrer Veranstaltungen keine wichtigen Updates zu verpassen.

 

Nach der Geschäftsreise

14. Bleisure

Bleisure, die Vermischung von Business Travel und Leisure Travel, bedeutet, dass Geschäftsreisende an ihre Dienstreise private Urlaubstage anhängen. Nicht jeder Arbeitgeber gestattet diese Art der Urlaubsverlängerung. Werfen Sie einen Blick in die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens, fragen Sie zuständige Mitarbeiter oder Ihren Chef. Sofern Ihr Arbeitgeber Bleisure erlaubt, haben Sie die Möglichkeit, ferne Länder günstiger privat zu entdecken. Ein gutes Argument für das Gespräch mit Ihrem Chef haben Sie, wenn der Flug für den Arbeitgeber durch Ihre Privatreise sogar günstiger wird.

Hier lesen Sie mehr zum Thema:

https://www.voya.ai/bleisure-in-business-travel-ein-trend-viele-fragen/

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